Посадова інструкція адміністратора офісу
- Загальні положення
1.1 Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність адміністратора офісу.
1.2 Адміністратор офісу відноситься до категорії фахівців.
1.3 Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.
1.4 Посадове підпорядкування:
1.4.1 |
Пряме підпорядкування |
директору підприємства |
1.4.2. |
Додаткове підпорядкування |
− |
1.4.3 |
Віддає розпорядження |
– |
1.4.4 |
Працівника заміщає |
особа, призначена директором підприємства |
1.4.5 |
Працівник заміщає |
− |
- Кваліфікаційні вимоги до адміністратора офісу:
2.1. |
Освіта* |
вища; середня професійна |
2.2. |
Досвід роботи |
досвід господарської й адміністративної роботи не менш 1 року; 2 років; 3 років |
2.3. |
Знання |
Розташування офісних приміщень. Принципи планування й оформлення приміщень офісу. Правила і методи організації роботи офісу. Сферу діяльності працівників офісу. Етику взаємин у робочій групі. Стандарти діловодства. Принципи організації постачання офісу. Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення. Технічне оснащення офісу. Правила користування оргтехнікою. Принципи взаємин з адміністрацією (комендатурою) будинку, у якому розташовуються офісні приміщення. Основи естетики, етики і соціальної психології. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Основи трудового законодавства. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту. |
2.4. |
Навички |
− |
2.5. |
Додаткові вимоги |
– |
- Документи, які регламентують діяльність адміністратора офісу
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція адміністратора офісу, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Посадові обов'язки адміністратора офісу
Адміністратор офісу:
4.1. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивування системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки і підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами і видатковими матеріалами).
4.2. Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.
4.3. Оформляє необхідні документи для укладення договорів на: постачання канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування і ремонт оргтехніки; інші послуги.
4.4. Здійснює контроль за оформленням приміщень, стежить за підготовкою і випуском рекламних і інших інформаційних матеріалів в офісі, призначених для видачі відвідувачам.
4.5. Забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях офісу.
4.6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки і раціональним використанням канцтоварів і видаткових матеріалів в офісі.
4.7. Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних і інших робіт.
4.8. Забезпечує належний стан і експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту.
4.9. Організує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.
4.10. Організує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків і керування вихідними дзвінками.
4.11. Організує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх по адміністративних питаннях, надає інформаційні й інші матеріали (візитки, прайси, буклети, ін.).
4.12. Підготовляє матеріально-технічну базу для проведення складних переговорів з партнерами, клієнтами, іншими категоріями відвідувачів.
4.13. Веде облік відвідувачів.
4.14. Вживає заходи по запобіганню і ліквідації конфліктних ситуацій.
4.15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
4.16. Підготовляє офіс до закриття (відключає освітлення й оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, ін.).
- Права адміністратора офісу
Адміністратор офісу має право:
5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.
5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.
5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).
5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.
- Відповідальність адміністратора офісу
Адміністратор офісу несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
- Умови роботи адміністратора офісу
Режим роботи адміністратора офісу визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
- Умови оплати праці
Умови оплати праці адміністратора офісу визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
9 Кінцеві положення
9.1 Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
9.2 Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
9.3 Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
Керівник структурного підрозділу |
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
УЗГОДЖЕНО: |
|
||
Начальник юридичного відділу |
|
||
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
|
|
|
|
00.00.0000 |
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений: |
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
00.00.00 |
|