Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная Примеры документов Зразки посадових інструкцій Посадова інструкція адміністратора офісу

Посадова інструкція адміністратора офісу

Посадова інструкція адміністратора офісу

  1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність адміністратора офісу.

1.2  Адміністратор офісу відноситься до категорії фахівців.

1.3  Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.

1.4  Посадове підпорядкування:

1.4.1

Пряме підпорядкування

директору підприємства

1.4.2.

Додаткове підпорядкування

1.4.3

Віддає розпорядження

1.4.4

Працівника заміщає

особа, призначена директором підприємства

1.4.5

Працівник заміщає

  1. Кваліфікаційні вимоги до адміністратора офісу:

2.1.

Освіта*

вища; середня професійна

2.2.

Досвід роботи

досвід господарської й адміністративної роботи не менш 1 року; 2 років; 3 років

2.3.

Знання

Розташування офісних приміщень.

Принципи планування й оформлення приміщень офісу.

Правила і методи організації роботи офісу.

Сферу діяльності працівників офісу.

Етику взаємин у робочій групі.

Стандарти діловодства.

Принципи організації постачання офісу.

Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення.

Технічне оснащення офісу.

Правила користування оргтехнікою.

Принципи взаємин з адміністрацією (комендатурою) будинку, у якому розташовуються офісні приміщення.

Основи естетики, етики і соціальної психології.

Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Основи трудового законодавства.

Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.

2.4.

Навички

2.5.

Додаткові вимоги

  1. Документи, які регламентують діяльність адміністратора офісу

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція адміністратора офісу, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

  1. Посадові обов'язки адміністратора офісу

Адміністратор офісу:

4.1. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивування системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки і підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами і видатковими матеріалами).

4.2. Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.

4.3. Оформляє необхідні документи для укладення договорів на: постачання канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування і ремонт оргтехніки; інші послуги.

4.4. Здійснює контроль за оформленням приміщень, стежить за підготовкою і випуском рекламних і інших інформаційних матеріалів в офісі, призначених для видачі відвідувачам.

4.5. Забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях офісу.

4.6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки і раціональним використанням канцтоварів і видаткових матеріалів в офісі.

4.7. Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних і інших робіт.

4.8. Забезпечує належний стан і експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту.

4.9. Організує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.

4.10. Організує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків і керування вихідними дзвінками.

4.11. Організує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх по адміністративних питаннях, надає інформаційні й інші матеріали (візитки, прайси, буклети, ін.).

4.12. Підготовляє матеріально-технічну базу для проведення складних переговорів з партнерами, клієнтами, іншими категоріями відвідувачів.

4.13. Веде облік відвідувачів.

4.14. Вживає заходи по запобіганню і ліквідації конфліктних ситуацій.

4.15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

4.16. Підготовляє офіс до закриття (відключає освітлення й оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, ін.).

  1. Права адміністратора офісу

Адміністратор офісу має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

  1. Відповідальність адміністратора офісу

Адміністратор офісу несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

  1. Умови роботи адміністратора офісу

Режим роботи адміністратора офісу визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

  1. Умови оплати праці

Умови оплати праці адміністратора офісу визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3  Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.0000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00


 

Помощь специалисту