В связи с тем, что документы по вопросам охраны труда и пожарной безопасности содержат информацию, которая имеет разную практическую и историческую ценность, для них устанавливаются разные сроки хранения.
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании экспертизы ценности документов, что предполагает всестороннее изучение документов и информации в них, на основе определенных принципов и критериев.
Некоторые документы могут представлять интерес для ученых и практиков, служить источником изучения состояния таких важных направлений деятельности предприятий как охрана труда, промышленная санитария, пожарная безопасность. А потому, если во время деятельности предприятий образуются документы НАФ, для этих документов устанавливается постоянный срок хранения. Такими документами, например, являются докладные записки и справки, содержащие обобщающую информацию по улучшению на предприятии (или в отрасли) условий труда, состояния охраны труда, по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда.
После окончания установленного срока хранения на предприятии эти документы передают на постоянное хранение в соответствующей государственной архивного учреждения - государственного архива, архивного отдела городской администрации или городского совета.
На предприятиях, в деятельности которых не образуются документы НАФ, документы хранятся до ликвидации самого предприятия.
Для дел, сформированных из копий документов, устанавливается срок хранения «пока не пройдет потребность» независимо от срока хранения оригиналов документов (в т.ч. и для документов с постоянным сроком хранения).
Для документов, которые имеют преимущественно информационное значение, что не выходит за пределы узкопрактичних и краткосрочных целей, на всех предприятиях устанавливают временные сроки хранения - от 1 до 10 лет.
Документы, имеющие значение для защиты социальных и трудовых прав работников, имеющих более длительные (свыше 10 лет) сроки хранения. К таким документам, в первую очередь, относятся протоколы, акты расследований несчастных случаев, профессиональных заболеваний и отравлений, журналы регистрации несчастных случаев и тому подобное.