Охрана Труда

Посадова інструкція діловода (відповідальний за реєстрацію документів)

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність діловода, відповідального за реєстрацію документів.

1.2  Діловод, відповідальний за реєстрацію документів відноситься до категорії технічних виконавців.

1.3  Діловод, відповідальний за реєстрацію документів призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу документного й інформаційного забезпечення.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до діловода відповідального за реєстрацію документів:

1. Документи, які  регламентують діяльність діловода, відповідального за реєстрацію документів

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про відділ документного й інформаційного забезпечення, Посадова інструкція діловода, відповідального за реєстрацію документів, Інструкція з діловодства і роботи архіву на підприємстві, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки діловода, відповідального за реєстрацію документів

4.1 Діловод, відповідальний за реєстрацію документів виконує роботу по наступним напрямкам:

4.1.1. Приймання і реєстрація (на картках, комп'ютері) підписаних керівництвом підприємства наказів і вказівок, доповідних записок на ім'я керівництва підприємства й інших внутрішніх документів з веденням відповідних картотек.

4.1.2. Передача доповідних записок після їх реєстрації завідувачеві канцелярією (начальнику відділу документного забезпечення) для доповіді керівництву організації.

4.1.3. Розмноження (через копіювально-множне бюро) і розсилання (через бюро експедиції) наказів і вказівок на підставі списку розсилання, підготовленого підрозділом укладачем наказу, указівки; доповідні записки направляти відповідно до доручень і резолюцій керівництва.

4.1.4. Формування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури.

4.1.5. Довідкова робота з документами.

4.1.6. Підготовка документів до наступного збереження і використання (оформлення справ, складання описів).

4.1.7. Передача закінчених виробництвом справ в архів організації.

4.2. Діловод, відповідальний за реєстрацію документів, зобов'язаний виконувати окремі службові доручення завідувача канцелярією (начальника відділу документного забезпечення).

1. Права діловода, відповідального за реєстрацію документів

Діловод, відповідальний за реєстрацію документів має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність діловода, відповідального за реєстрацію документів

Діловод, відповідальний за реєстрацію документів несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи діловода, відповідального за реєстрацію документів

Режим роботи діловода, відповідального за реєстрацію документів визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці діловода, відповідального за реєстрацію документів визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.