Охрана Труда

Посадова інструкція діловода (по  вихідній кореспонденції)

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність діловода по вихідній кореспонденції.

1.2  Діловод по вихідній кореспонденції відноситься до категорії технічних виконавців.

1.3  Діловод по вихідній кореспонденції призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу документного й інформаційного забезпечення.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до діловода по вихідній кореспонденції:

1. Документи, які  регламентують діяльність діловода по вихідній кореспонденції

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (начальника відділу документного й інформаційного забезпечення); Положення про відділ документного й інформаційного забезпечення, Посадова інструкція діловода по вихідній кореспонденції, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки діловода по вихідній кореспонденції

4.1. Діловод, відповідальний за вихідну кореспонденцію виконує роботи по наступним напрямкам:

4.1.1. Приймання вихідних документів і перевірка правильності їх оформлення, адресування, наявності підписів, віз і додатків.

4.1.2. Реєстрація вихідних документів (на картках, комп'ютері) з веденням відповідних картотек.

4.1.3. Формування виконаних документів у справи по визначених ділянках роботи відповідно до затвердженої номенклатури.

4.1.4. Підготовка документів до наступного збереження і використання (експертиза цінності, оформлення справ, складання описів).

4.1.5. Передача закінчених виробництвом справ в архів організації.

4.1.6. Довідкова робота з документами.

4.1.7. Повернення неправильно оформлених документів виконавцям на доробку.

4.2. Діловод, відповідальний за вихідну кореспонденцію, зобов'язаний виконувати окремі службові доручення завідувача канцелярією (начальника відділу документного забезпечення).

1. Права діловода по вихідній кореспонденції

Діловод по вихідній кореспонденції має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність діловода по вихідній кореспонденції

Діловод по вихідній кореспонденції несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи діловода по вихідній кореспонденції

Режим роботи діловода по вихідній кореспонденції визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці діловода по вихідній кореспонденції визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.