Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

  1. 1. Общие положения отдела документационного и информационного обеспечения

1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. Руководство отдела:

1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела документационного и информационного обеспечения, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2 Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного и информационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

  1. 2. Структура отдела документационного и информационного обеспечения

2.1. Состав и штатную численность отдела документационного и информационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

2.4. ...

  1. 3. Задачи и функции подразделения

№ п/п

Задачи

Функции

3.1

Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.

Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.

Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.

Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.

Ведение делопроизводства.

Внедрение и совершенствование автоматизированной системы "Делопроизводство", сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.

Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.

Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.

Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.

Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.

Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).

3.2

Информатизация подразделений предприятия.

Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.

Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.

Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.

Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом.

3.3

Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.

Машинописное изготовление документов.

Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.

Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники.

Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.

3.4

Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.

Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.

3.5

Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.

Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.

Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.

Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.6

Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия.

Создание кабинетных библиотек предприятия.

Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений.

Анализ печатных и электронных средств массовой информации.

Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ.

Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.

  1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения отдела документационного и информационного обеспечения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:

№ п/п

Подразделение

По вопросам

5.1

Со всеми подразделениями предприятия -

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

- информационного обеспечения деятельности предприятия;

- ...

5.2

С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

- ...

5.3

Со службами АСУ

разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

5.4

С юридическим отделом

по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

  1. Права отдела документационного и информационного обеспечения

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:

6.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.

6.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела.

6.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.

6.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.

6.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.

  1. Ответственность отдела документационного и информационного обеспечения

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.

7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

7.2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций.

7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.

7.2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

7.2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.

7.3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями.

  1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного и информационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается  подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

- принять изменение или дополнение,

- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.2000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.00


 

Помощь специалисту