Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Должностная инструкция администратора офиса

Должностная инструкция администратора офиса

  1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора офиса.

1.2  Администратор офиса относится к категории специалистов.

1.3  Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1.4.1

Прямое подчинение

директору предприятия

1.4.2.

Дополнительное подчинение

1.4.3

Отдает распоряжения

1.4.4

Работника замещает

Лицо, назначенное директором предприятия

1.4.5

Работник замещает

  1. Квалификационные требования администратора офиса:

2.1.

Образование

высшее; среднее профессиональное

2.2

опыт работы

опыт хозяйственной и административной работы не менее 1 года; 2 лет; 3 лет

2.3

знания

Расположение офисных помещений.

Принципы планировки и оформления помещений офиса.

Правила и методы организации работы офиса.

Сферу деятельности работников офиса.

Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Стандарты делопроизводства.

Принципы организации снабжения офиса.

Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Техническое оснащение офиса.

Правила пользования оргтехникой.

Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

Основы эстетики, этики и социальной психологии.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.4

навыки

2.5

дополнительные требования

  1. Документы, регламентирующие деятельность администратора офиса

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об организационно-аналитическом  отделе,  Должностная инструкция администратора офиса, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности администратора офиса

Администратор офиса:

4.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

4.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

4.3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

4.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

4.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

4.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

4.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

4.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

4.11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

4.12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

4.13. Ведет учет посетителей.

4.14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

4.16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

  1. Права администратора офиса

Администратор офиса имеет право:

5.1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

5.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

  1. Ответственность администратора офиса

Администратор офиса  несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы администратора офиса

Режим работы администратора офиса   определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора офиса   определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.00


 

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или авторизируйтесь пожалуйста на сайте.