Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная Примеры документов Примеры должностных инструкций Должностная инструкция администратора офиса

Должностная инструкция администратора офиса

Должностная инструкция администратора офиса

  1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора офиса.

1.2  Администратор офиса относится к категории специалистов.

1.3  Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1.4.1

Прямое подчинение

директору предприятия

1.4.2.

Дополнительное подчинение

1.4.3

Отдает распоряжения

1.4.4

Работника замещает

Лицо, назначенное директором предприятия

1.4.5

Работник замещает

  1. Квалификационные требования администратора офиса:

2.1.

Образование

высшее; среднее профессиональное

2.2

опыт работы

опыт хозяйственной и административной работы не менее 1 года; 2 лет; 3 лет

2.3

знания

Расположение офисных помещений.

Принципы планировки и оформления помещений офиса.

Правила и методы организации работы офиса.

Сферу деятельности работников офиса.

Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Стандарты делопроизводства.

Принципы организации снабжения офиса.

Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Техническое оснащение офиса.

Правила пользования оргтехникой.

Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

Основы эстетики, этики и социальной психологии.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.4

навыки

2.5

дополнительные требования

  1. Документы, регламентирующие деятельность администратора офиса

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об организационно-аналитическом  отделе,  Должностная инструкция администратора офиса, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности администратора офиса

Администратор офиса:

4.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

4.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

4.3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

4.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

4.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

4.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

4.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

4.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

4.11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

4.12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

4.13. Ведет учет посетителей.

4.14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

4.16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

  1. Права администратора офиса

Администратор офиса имеет право:

5.1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

5.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

  1. Ответственность администратора офиса

Администратор офиса  несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы администратора офиса

Режим работы администратора офиса   определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора офиса   определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.00


 

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или авторизируйтесь пожалуйста на сайте.