Должностная инструкция административного помощника
- Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность административного помощника.
1.2 Административный помощник относится к категории специалистов.
1.3 Административный помощник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.4 Взаимоотношения по должности:
1.4.1 |
Прямое подчинение |
Директору предприятия |
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
− |
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
– |
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором предприятия |
1.4.5 |
Работник замещает |
− |
- Квалификационные требования административного помощника:
2.1. |
Образование |
высшее; среднее профессиональное (техническое, экономическое, юридическое, пр.) образование |
2.2 |
опыт работы |
стаж административной работы не менее 2 лет; 3 лет в (указать направление) |
2.3 |
знания |
Структуру управления предприятием. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия. Структуру и оборудование современного офиса. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях. Принципы и методы администрирования. Стандарты делопроизводства. Основы этики и эстетики. Правила делового общения. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий. Правила внутреннего трудового распорядка. |
2.4 |
навыки |
− |
2.5 |
дополнительные требования |
дополнительное социальное образование, |
- Документы, регламентирующие деятельность административного помощника
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об ррганизационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция административного помощника, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности административного помощника
Административный помощник:
4.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
4.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
4.3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4.4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
4.5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
4.6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
4.7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
4.8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
4.9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
4.10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
4.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
4.12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
4.13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
- Права административного помощника
Административный помощник имеет право:
5.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5.3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5.4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Ответственность административного помощника
Административный помощник несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Условия работы административного помощника
Режим работы административного помощника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.
- Условия оплаты труда
Условия оплаты труда административного помощника определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.
Руководитель структурного подразделения |
|
|
|
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
|
СОГЛАСОВАНО: |
|
||
Начальник юридического отдела |
|
||
|
|
|
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
|
|
|
|
|
|
00.00.0000 |
|
|
|
|
|
|
|
С инструкцией ознакомлен: |
|
|
|
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
|
|
00.00.00 |
|