Охрана Труда

Должностная инструкция администратора офиса

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора офиса.

1.2  Администратор офиса относится к категории специалистов.

1.3  Администратор офиса   назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора туристического агенства.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования администратора офиса:

1. Документы, регламентирующие деятельность администратора офиса

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав туристического агенства , Приказы и распоряжения директора туристического агенства; Положение о туристическом агенстве, Должностная инструкция администратора офиса, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности администратора офиса

Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

4.1.  Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деак-тивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

4.2.  Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

4.3.  Оформляет необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, техническое обслуживание и ремонт оргтехники, иные услуги.

4.4.  Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи клиентам.

4.5.  Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

4.6.  Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

4.7.  Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

4.8.  Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.9.  Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

4.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

4.11.  Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

4.12.  Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, ведет учет посетителей;

4.14.  Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.15.  Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

4.16.  Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

1. Права администратора офиса

Администратор офиса имеет право:

5.1.  Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя организации.

5.2.  Запрашивать и получать от структурных подразделений, работников необходимую информацию, документы.

5.3.  Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4.  Давать указания, обязательные для исполнения работниками.

5.5.  Проводить проверки качества и своевременности исполнения указаний.

5.6.  Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

5.7.  Требовать от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность администратора офиса

Администратор офиса       несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы администратора офиса

Режим работы администратора офиса  определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в туристическом агенстве .

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора офиса    определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у туристического агенства, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом директора туристического агенства .