Положення про бюро роботи з угодами та претензіями
- Загальні положення бюро роботи з угодами і претензіями
.1. Бюро роботи з угодами і претензіями є структурним підрозділом відділу матеріально-технічного постачання.
.2. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
.3. Відділ підпорядковується безпосередньо начальнику відділу матеріально-технічного постачання.
.4. Керівництво підрозділом:
1.4.1. Бюро роботи з угодами і претензіями очолює начальник, призначуваний на посаду наказом директора підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання.
2.4.2. Начальник бюро роботи з угодами і претензіями має ______ заступника (ів).
1.4.2. Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником бюро роботи з угодами і претензіями.
1.4.3. Заступник(и) та керівники структурних підрозділів у складі бюро роботи з угодами і претензіями, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника бюро роботи з угодами і претензіями.
- Структура бюро роботи з угодами і претензіями
2.1. Склад і штатну кількість бюро роботи з угодами і претензіями затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання і начальника бюро роботи з угодами і претензіями і за узгодженням з
|
|
|
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
|
2.2. До складу відділу входять
|
|
|
(структурні підрозділи, групи фахівців тощо) |
2.3. Начальник бюро роботи з угодами і претензіями розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
- Задачі і функції бюро роботи з угодами і претензіями
|
№ |
Задача |
Функції |
|
3.1 |
Вчасна підготовка угод і висновків з них |
Визначення форм договірних взаємин (господарських зв'язків) з обліком виробничих і фінансових планів та інших факторів. Підготовка проектів угод, а також узгодження умов проектів угод, розроблених контрагентами. Перевірка документації, представленої контрагентами, і підготовка висновків про її якість. Складання протоколів суперечок у випадку, якщо в бюро чи в юридичному відділі підприємства виникли заперечення стосовно окремих умов договорів. Розгляд протоколів суперечок, спрямованих контрагентами. Прийом представників контрагентів з питань висновку договорів. Розгляд пропозицій контрагентів щодо зміни і доповнення укладених угод. Підготовка проектів змін і доповнень до укладених угод, направлення їх контрагентам. Вживання заходів з доорбітражного (несудового) врегулювання суперечок у випадку повної чи часткової незгоди підприємства з пропозиціями контрагентів щодо зміни умов угод. Передача проектів угод для візування керівникам структурних підрозділів, з якими ці проекти мають бути узгоджені, а також до юридичного відділу для правової експертизи і візування. Висновок попередніх і остаточних договорів. Контроль за виконанням підрозділом умов угод (вчасне постачання чи вибірка; вчасні розрахунки за угодами; постачання якісної продукції; ін.). Контроль за виконанням контрагентами умов угод (вчасне постачання чи вибірка; вчасні розрахунки за угодами; постачання якісної сировини і матеріалів; ін.). Збір і систематизація відомостей про контрагентів: - організаційно-правових форм; - адрес для листування; - відвантажувальних і платіжних реквізитів; - номерів телефонів, факсів; - прізвищ, імен і по батькові керівників і провідних спеціалістів; - фінансового стану; - обсягів і предметів угод; - обсягів виробництва (споживання); - ступеня обов'язковості і сумлінності виконання зобов'язань згідно з угодами; Аналіз практики висновків і виконання господарських угод за попередні роки за наступними напрямками: - визначення відповідності умов угод як інтересам підприємства, так і його контрагентів; - визначення умов, які слід уточнити чи змінити; - визначення необхідності внесення до угод умов, зумовлених змінами законодавства, економічної і правової ситуації в галузі і на товарних ринках (додаткових санкцій, технічних застережень, ін.). |
|
3.2 |
Розгляд претензій, що надходять на підприємство і підготовка відповідей.
|
Контроль за виконанням контрагентами своїх зобов'язань за укладеними договорами. Підготовка проектів претензій і матеріалів до них у кількості екземплярів, необхідній для передачі їх контрагентам-порушникам, залишення в справі і передачі в арбітраж. Передача проектів претензій для візування зацікавленим структурним підрозділам і до юридичного відділу для правової експертизи. Направлення претензій контрагентам. Розгляд претензій, отриманих від контрагентів, щодо порушення підприємством своїх договірних зобов'язань. Підготовка матеріалів для відповідей на претензії (про задоволення; про часткове задоволення; про відмову в задоволенні) і направлення їх у юридичний відділ для узгодження і правової експертизи. Забезпечення виконання вимог контрагентів, викладених у претензіях (при задоволенні чи частковому задоволенні). Контроль за виконанням претензій, пред'явлених контрагентами, складання звітності і передача її до юридичного відділу для постановки на контроль і вживання наступних заходів позовного характеру. Облік претензій і пов'язаних з ними документів за єдиною затвердженою на підприємстві формою (журнальною; іншою). |
- Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Взаємодія бюро роботи з угодами і претензіями з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав бюро роботи з угодами і претензіями взаємодіє:
|
№ |
Підрозділ |
Одержання |
Надання |
|
5.1 |
з юридичним відділом |
висновків правової експертизи стосовно проектів договорів; - узгоджених відповідей на претензії, пред'явлені контрагентами; - рекомендацій з ведення переговорів з окремими контрагентами; - узгоджених проектів договорів; - запитів на одержання роз'яснень і консультацій бюро щодо висунутих підприємству претензій, позовів; - роз'яснень змін і доповнень цивільного законодавства |
проектів договорів для правової експертизи, узгодження і візування; - пояснень щодо претензій, пред'явлених контрагентами (чи обґрунтовані претензії контрагентів, чому не виконані договірні зобов'язання, ін.); - проектів претензій до контрагентів щодо невиконання ними своїх договірних зобов'язань; - звітів про задоволення претензій, пред'явлених контрагентами;
|
|
5.2 |
З іншими підрозділами |
Схеми взаємодії розробляються начальником відділу |
Схеми взаємодії розробляються начальником відділу |
- Права
Бюро роботи з угодами і претензіями має право:
6.1. Запитувати й одержувати від підрозділів відділу відомості, довідкові й інші матеріали, необхідні для здійснення діяльності бюро.
6.2. Скликати наради у відділі з питань, що входять у компетенцію бюро.
6.3. Представляти відділ і підприємство у взаєминах з контрагентами в межах компетенції, визначеної дійсним положенням.
6.4. Давати структурним підрозділам і окремим фахівцям обов'язкові для виконання вказівки з питань, що входять у компетенцію бюро.
6.5. Уживати заходів при виявленні порушень у роботі структурних підрозділів підприємства і доповідати про ці порушення начальнику відділу для вживання відповідних заходів.
- Відповідальність
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій бюро несе начальник бюро.
7.2. На начальника бюро покладається персональна відповідальність у випадку:
7.2.1. Невідповідності законодавству документів, що підписуються.
7.2.2. Складання, затвердження і надання недостовірної звітності.
7.2.3. Невчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.
7.2.4. Допущення використання інформації співробітниками бюро в неслужбових цілях.
7.2.5. Недотримання трудового розпорядку співробітниками бюро.
7.3. Відповідальність співробітників бюро роботи з угодами і претензіями встановлюється посадовими інструкціями.
- Заключні положення
8.1. У разі виявлення невідповідності якогось пункту положення реальному стану справ у відділі начальника бюро роботи з угодами і претензіями керівником відділу, співробітником або іншою особою, необхідно звернутися до
|
|
|
(служби персоналу, відділу кадрів, експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо) |
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
|
|
|
(технічним директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо) |
за наданням
|
|
|
(менеджера по персоналі, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо) |
|
Керівник структурного підрозділу |
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
УЗГОДЖЕНО: |
|
||
|
Начальник юридичного відділу |
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.2000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений: |
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
|
00.00.00 |
|
|