УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «___________»
_______________ ___________.
___ __________ 20__ г.
Должностная инструкция архивариуса № __
Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.
4. Архивариус должен знать:
- Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
- Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
- Единую государственную систему делопроизводства.
- Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
- Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
- Порядок ведения учета и составления отчетности.
- Структуру предприятия.
- Основы организации труда.
- Правила эксплуатации технических средств.
- Законодательство о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, производственной санитарии.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- Положением об архиве.
- Настоящей должностной инструкцией.
6. Архивариус непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
8. К работе архивариуса допускаются лица, прошедшие медосмотр, вводный и первичный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности и имеющие 1 группу по электробезопасности.
9. Архивариус обязан заботиться о личной безопасности и здоровье, а также о безопасности и здоровье окружающих людей в процессе выполнения любых работ; соблюдать осмотрительность при передвижении по всей территории речного порта, в здании административного корпуса, в помещении архива.
10. Архивариусу не прикасаться руками и предметами к токоведущим частям, проводам, кабелям и электрооборудованию, находящемуся под напряжением.
11. Работы выше 1 метра производить с применением исправных, испытанных и надежно установленных переносных лестниц или стремянок, применять для этой цели различные предметы (стулья, бочки, ящики) запрещается.
12. Лестницы-стремянки должны иметь на тетивах резиновые башмаки. Производить какие-либо работы с приставной лестницы, поддерживаемой другим работником, запрещается.
13. Категорически запрещается отвлекать разговорами лиц, производящих работы на высоте, т.е. на переносных лестницах или стремянках.
14. Обеспечивать устойчивую укладку штабелей архивных документов на верхних полках.
15. Не следует допускать образование нагромождения архивных документов на верхних ярусах во избежание их обрушения.
16. Запрещается подтаскивание архивных документов с соседних полок, находясь на лестнице или стремянке; также доставать документы с верхних полок, находясь внизу, во избежание их обрушения.
17. Не загромождать проходы различными архивными документами и другими предметами.
Обязанности
Основными задачами архивариуса являются:
1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
2. Создание справочного аппарата к ним.
3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов предприятия.
4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
9. Контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.
10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов, участвует в проведении инвентаризации, проводимую в отделе.
12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
13. При необходимости подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
14. Рационально планирует свой день.
Права
Архивариус имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела кадров о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, также создания надлежащих условий для обеспечения нормальной работы.
6. Корректировать свою деятельность в работе в зависимости от изменения обстоятельств.
Ответственность
Архивариус несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим законодательством.
4. Архивариус несет личную ответственность за нарушение требований, изложенных в данной Инструкции согласно действующему законодательству, и лично отвечает за свои действия в части соблюдения требований техники и пожарной безопасности.
5. За полное материальное обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.
Квалификационные требования
1. Архивариус должен иметь начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Требования безопасности в аварийных ситуациях
- В случае возникновения аварийных ситуаций немедленно сообщить непосредственному руководителю, администрации или руководству порта и действовать в соответствии с их распоряжениями.
- При несчастном случае немедленно прекратить работу и сообщить о случившемся непосредственному руководителю.
Согласовано:
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________