Охрана Труда

Должностная инструкция делопроизводителя (по  исходящей корреспонденции)

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя по исходящей корреспонденции.

1.2  Делопроизводитель по исходящей корреспонденции относится к категории технических исполнителей.

1.3  Делопроизводитель по исходящей корреспонденции назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования делопроизводителя по исходящей корреспонденции:

1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя по исходящей корреспонденции

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника отдела документационного и информационного обеспечения); Положение об отделе документационного и информационного обеспечения, Должностная инструкция делопроизводителя по исходящей корреспонденции, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности делопроизводителя по исходящей корреспонденции

4.1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию выполняет работы по следующим направлениям:

4.1.1. Приемка исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.

4.1.2. Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.

4.1.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4.1.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).

4.1.5. Передача законченных производством дел в архив организации.

4.1.6. Справочная работа по документам.

4.1.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.

4.2. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонд7енцию, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

1. Права делопроизводителя по исходящей корреспонденции

Ответственный за исходящую корреспонденцию имеет право:

5.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

5.2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

В пределах своей компетенции сообщать  начальнику отдела документационного и информационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

1. Ответственность делопроизводителя по исходящей корреспонденции

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы делопроизводителя по исходящей корреспонденции

7.1. Режим работы делопроизводителя по исходящей корреспонденции определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда делопроизводителя по исходящей корреспонденции определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.