Охрана Труда

Должностная инструкция делопроизводителя (по  входящей корреспонденции)

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя по входящей корреспонденции.

1.2  Делопроизводитель по входящей корреспонденции относится к категории технических исполнителей.

1.3  Делопроизводитель по входящей корреспонденции назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования делопроизводителя по входящей корреспонденции:

1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя по входящей корреспонденции

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника отдела документационного и информационного обеспечения); Положение об отделе документационного и информационного обеспечения, Должностная инструкция делопроизводителя по входящей корреспонденции, Инструкция по делопроизводству и работе архива на предприятии, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности делопроизводителя по входящей корреспонденции

4.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

4.1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

4.1.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов, руководству и исполнителям.

4.1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.

4.1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

4.1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

4.1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4.1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.

4.1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.

4.1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

4.2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:

4.2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).

4.2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.

1. Права делопроизводителя по входящей корреспонденции

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

5.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

5.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела документационного и информационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

1. Ответственность делопроизводителя по входящей корреспонденции

6.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

6.1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

6.2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:

6.2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

6.2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию

1. Условия работы делопроизводителя по входящей корреспонденции

7.1. Режим работы делопроизводителя по входящей корреспонденции определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда делопроизводителя по входящей корреспонденции определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.