Охрана Труда

Посадова інструкція документовода

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність документовода.

1.2  Документовод відноситься до категорії фахівців.

1.3  Документовод призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням завідувача канцелярією.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до документовода:

* Для документовода II категорії необхідно мати вищу професійну освіту і стаж роботи на посаді документовода не менше 3 років;

Для документовода I категорії необхідно мати вищу професійну освіту і стаж роботи на посаді документовода II категорії не менше 3 років.

1. Документи, які  регламентують діяльність документовода

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (завідувача канцелярії); Положення про канцелярію, Посадова інструкція документовода, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки документовода

Документовод:

4.1. Розробляє і впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на основі використання організаційної й обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне збереження, довідкова робота).

4.2. Бере участь у плануванні, організації й удосконалюванні діяльності відділу документного забезпечення управління.

4.3. Контролює стан діловодства.

4.4. Підготовляє пропозиції по забезпеченню ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників відділу документного забезпечення.

4.5. Розробляє уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.

4.6. Організує впровадження систем ведення документації.

4.7. Вживає заходів по упорядкуванню складу документів і інформаційних показників, скороченню їхньої кількості й оптимізації документопотоків.

4.8. Бере участь у доборі документів, переданих на державне збереження, організації збереження й експертизі цінності документів.

4.9. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації й удосконалюванні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз і банків даних.

4.10. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і закордонний досвід в області документного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документного забезпечення.

4.11. Бере участь у роботі з підбора, розміщенню і підвищенню кваліфікації кадрів відділу документного забезпечення.

4.12. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

1. Права документовода

Документовод має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність документовода

Документовод несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи документовода

Режим роботи документовода визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці документовода визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.