Охрана Труда

Положення про архів

1. 1. Загальні положення архіву

1.1. Архів є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. Архів створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

1.3. Архів підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

1.4. Керівництво архіву:

1.4.1.Архів очолює завідувач, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.

1.4.2.Завідувач архівом має ____ заступника (ів).

1.4.3.Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) завідувачем архівом.

1.4.4.Заступник(и) і керівники структурних підрозділів  в архіві, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням завідувача архівом.

1. 2. Структура архіву

2.1. Склад і штатну кількість архіву затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням завідувача архівом і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2. До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)

2.3. Завідувач архівом розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

2.4. ...

1. 3. Задачі і функції підрозділу

№	Задачі	Функції
3.1	Прийом документів на збереження.	Прийом, реєстрація, облік, систематизація документів структурних підрозділів, оброблених відповідно до установлених вимог. Робота зі складання науково-довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних документів (описів, картотек, каталогів, оглядів, довідок, ін.). Оформлення облікових документів (книг обліку надходження і вибуття справ, списків фондів, аркушів фондів)
3.2	Облік, забезпечення збереженості, створення науково-довідкового апарату, використання документів, що зберігаються в архіві.	Пошук необхідних документів. Організація використання документів: - інформування працівників про склад і зміст документів архіву; - видача у встановленому порядку справ, чи документів копій документів для службового і наукового використання, для роботи в приміщенні архіву; Інструктування працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здачі документів в архів. Контроль за вчасністю надходження в архів документів, завершених діловодством. Роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи для постійного і тимчасового збереження. Складання описів справ для передачі документів у державні архіви, актів про знищення документів, терміни збереження яких минули. Контроль за дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереженості документів. Робота по відновленню документів. Облік документообігу і кількості справ, видача архівних довідок на основі даних, що маються в документах архіву. Складання встановленої звітності. Перевірка правильності обліку і збереження бланків суворої звітності.
3.3	Методичне керівництво роботою служб діловодства.	Розробка положень і інструкцій з ведення діловодства й організації архівної справи. Робота з захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю. Розробка й узгодження з Державним архівом України графіків надання описів справ на розгляд експертно-перевірочної комісії і передачі документів на державне збереження.
3.4	Дотримання складу документів архіву	Архів зберігає: Завершені діловодством документи постійного збереження, що мають соціальне, економічне, наукове, історичне, культурне значення, документи довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) терміну збереження, необхідні в практичній діяльності. Документи по особовому складу підприємства і по особовому складу ліквідованих підрозділів. Відомчі видання. Страховий фонд особливо цінних документів, мікрофотокопії й інші копії документів, необхідні для практичної роботи. Науково-довідковий апарат до документів архіву.

1. 4. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти.

4.2. Внутрішні документи:

Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5. Взаємодія архіву з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, архів взаємодіє:

№	Підрозділ	Одержання	Надання
5.1	З канцелярією	- ведення діловодства; - підготовки і представлення документів на збереження в архів; - одержання і видачі документів, що підлягають копіюванню і розмноженню;
5.2	З усіма структурними підрозділами	- передачі документів і їхніх копій, довідок для використання в роботі підрозділів; - пошуку необхідної інформації;
5.3	З господарським відділом; відділом матеріально-технічного постачання	- забезпечення оргтехнікою, устаткуванням, канцелярським  приладдям, бланками документів; - забезпечення ремонту оргтехніки, копіювально-розмножувального устаткування, ін.; - ...

1. Права архіву

6.1. Архів має право:

6.1.1. Давати вказівки структурним підрозділам підприємства з питань, що відносяться до компетенції архіву і випливає з функцій, що перераховані в дійсному Положенні.

6.1.2. Запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи архіву, з урахуванням забезпечення виконання всіх покладених на архів задач і функцій.

6.1.3. Не приймати документи, підготовлені з порушенням установлених правил.

6.2. Завідувач архівом також має право:

6.2.1. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників архіву, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

6.2.2. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію архіву.

6.2.3. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю архіву.

1. Відповідальність архіву

7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе завідувач архівом.

7.2. На завідувача архівом покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Організацію діяльності архіву по виконанню покладених на нього задач і функцій.

7.2.2. Створення належних умов для використання документів, що знаходяться в архіві (оперативний пошук, підготовка приміщень для роботи з документами, виготовлення копій, ін.).

7.2.3. Збереженість прийнятих документів і виданих для користування документів.

7.2.4. Дотримання працівниками архіву трудової і виробничої дисципліни.

7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходитьсь в архіві, і дотримання правил пожежної безпеки.

7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників архіву.

7.3. Відповідальність працівників архіву встановлюється посадовими інструкціями.

1. Заключні положення

8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ в архіві керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в

(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій і т.д.)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(заступником генерального директора, генеральним директором і т.д.)

за наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій і т.д.)

Керівник структурного підрозділу
		(підпис)	(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
Начальник юридичного відділу
(підпис)	(прізвище, ініціали)
00.00.2000
З інструкцією ознайомлений:
		(підпис)	(прізвище, ініціали)
		00.00.00