Посадова інструкція торгового представника відділу збуту
І. Загальне положення
1. Торговий представник відділу збуту призначається на посаду і звільняється з неї начальником відділу збуту за наказом директора підприємства.
2. Торговий представник відділу збуту безпосередньо підпорядковується супервайзеру по збуту або начальнику відділу збуту.
3. У своїй роботі торговий представник відділу збуту керується Конституцією України і цією посадовою інструкцією.
4. Кваліфікаційні вимоги: на посаду торгового представника відділу збуту може бути призначений працівник з вищою економічною освітою або із середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше одного року.
5. Торговий представник відділу збуту повинен знати:
- номенклатуру продукції, що випускається підприємством, її технічні характеристики;
- існуючі вимоги до поставок продукції на своїй території;
- ціни на продукцію, що випускає підприємство;
- методи вивчення попиту на продукцію підприємства;
- порядок визначення загального обсягу поставок, потреби у навантажувальних і транспортних засобах;
- умови постачання, зберігання і транспортування продукції підприємства;
- правила оформлення матеріалів для укладення договорів поставок, збутової документації;
- порядок підготовки документів на претензії до споживачів, які заборгували підприємству;
- організацію складського господарства і збуту продукції;
- організацію обліку збутових операцій і складання звітів про виконання плану реалізації;
- норми і вимоги з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
6. Метою роботи торгового представника ТОВ “______________” є:
- ·управління продажами на закріпленій за ним території, який включає:
- постійне збільшення обсягу продажу шляхом охоплення всіх категорій клієнтів з дотриманням високого рівня активних продаж і забезпечення наявності в торгівельній точці повного асортименту м¢ясної та молочної продукції, що реалізується підприємством і пред'явлена у відповідності з розробленими стандартами та дотриманням встановленого рівня цін.
ІІ. Обов'язки
Торговий представник відділу збуту зобов’язаний :
- виконувати доведений начальником відділу продаж індивідуальний план продаж;
- систематично відвідувати активних і потенційних замовників у відповідності до графіка відвідувань;
- підтримувати хороші ділові відносини із замовниками, побудовані на взаємній повазі;
- вести історію продаж по кожному клієнту, збирати і систематизувати всю доступну інформацію про потенційних клієнтів на своїй території, їхніх потребах та перспективах розвитку торгових відносин з ними, постійно розширяти список клієнтів;
- добиватися виконання індивідуальних цільових показників по розвитку активної бази клієнтів на закріпленій території;
- вести облік виконання зроблених замовлень і взаєморозрахунків із своїми клієнтами;
- аналізувати випадки повернень і відмов та обов'язково приймати міри щодо запобігання подібних випадків у майбутньому;
- контролювати обіговість грошових коштів при взаєморозрахунках з клієнтами, виконувати 4-х разову обіговість;
- проводити комплекс заходів щодо збільшення асортименту і дотримання рекомендованих цін зі своїми клієнтами;
- своєчасно повідомляти клієнтів про зміни цін, нову продукцію та зміни умов поставки;
- проводити оформлення місць продажу маючи в наявності Р.О.S. матеріалами;
- проводити викладку продукції у відповідності з вимогами підприємства і максимальним її домінуванням в торгівельних точках;
- вести і підтримувати в належному стані робочу документацію, грамотно і своєчасно заключати необхідні договори з клієнтами;
- вести облік скарг і претензій замовників щодо якості продукції підприємства (див. Додаток №2);
- вирішувати спірні та конфліктні ситуації між клієнтами та експедицією (на випадок дуже складних ситуацій вирішення їх проводиться разом з супервайзером і (або) начальником відділу продаж);
- збирати і систематизувати всю доступну інформацію про конкурентів, змінах цін на ринку та надавати її в усному або письмовому вигляді керівництву підприємства за їх вимогою;
- по запитам керівництва давати оцінку перспективам збуту на закріпленій території;
- дбайливо відноситься до майна підприємства;
- дотримуватися відповідності представницькому вигляду для покращення взаємних відносин між підприємством та замовниками;
- прагнути до підвищення рівня своєї кваліфікації, брати участь в тренінгах та активно займатися самоосвітою.
ІІІ. Робота в офісі
Початок роботи торгового представника о ____ год.
1. Торговий представник перед виїздом на територію зобов¢язаний:
- зняти покази спідометра автомобіля і записати дані в подорожній лист в графу “Ранок”;
- перевірити наявність:
¨рекламних і Р.О.S. матеріалів, набору мерчендайзера (скотч, маркер, канцелярський ніж, коректор), бланки замовлень;
¨чистих бланків карток клієнтів, бланків рахунків, сертифікатів якості, гігієнічних заключень (всіх назв не менше 5-ти комплектів).
2. Черговість відвідування торгових точок повинна відповідати черговості карток клієнтів в маршрутній книзі торгового представника.
3. Маршрутна книга містить документацію, яка розміщена в наступному порядку:
¨1-й листок – “Запланований візит”.
¨2-й листок – “Список працюючих клієнтів” з зазначенням юридичної назви, фізичної адреси, телефону контактної особи.
¨3-й листок – “Список непрацюючих клієнтів” з зазначеною юридичною назвою, фізичною адресою і телефоном контактної особи.
¨4-й листок – карта маршрута з зазначенням торгових точок.
4. Під час відвідування торг.точки ТП точно дотримується 10-ти кроків “Запланованого візиту”. (Додаток №3)
5. Під час візиту ТП заповнює бланк замовлення, а при необхідності і візитку замовника підприємства ТОВ “_____________”. При першому відвідуванні нової торгової точки, у випадку необхідності, заключається договір на поставку продукції (Додаток №1), а в офісі в обов¢язковому порядку заповнюється картка замовника.
Час повернення ТП в офіс _________ .
6. На території офісу ТП знімає покази спідометра і записує дані в графу “Вечір” подорожнього листа. В графу “Примітки” ТП записує пройдений маршрут.
7. Зміни маршруту руху і часу відвідування ТП торг.точки обговорюється з супервайзером і начальником торг.відділу в кожному окремому випадку. ТП зобов¢язаний своєчасно і правильно складати звітність і вести робочу документацію у відповідності з встановленими підприємством стандартами.
Щоденно після приїзду в офіс ТП:
- ·Здає правильно оформлені бланки замовлень продукції на поточний день супервайзеру або начальнику відділу збуту.
- · Проводить перевірку бухгалтерських документів з бухгалтерією підприємства (філіалу) оплати клієнтів, яких він обслуговує, по виписаних рахунках і по відвантаженій продукції разом з супервайзером.
- ·Перевіряє журнал замовлень і при необхідності вносить доповнення в бланк замовлень.
- ·Заповнює всю необхідну робочу документацію у відповідності із стандартами підприємства (картка замовника, бланк замовлення на продукцію, яка реалізується ТОВ “_____________”, графік відвідування торг.точок, списки замовників підприємства, списки непрацюючих клієнтів, вносить доповнення в карту маршруту.
- ·Вирішує з супервайзером підприємства питання, які виникли на протязі робочого дня.
- ·Підготовляє рекламні і Р.О.S. матеріали, набори мерчендайзера для наступного робочого дня.
- ·Записує на інформаційну дошку результати своєї роботи за день.
- ·Перевіряє і при необхідності доукомплектовує маршрутну книгу на слідуючий робочий день.
ІІІ. Права
Торговий представник відділу збуту має такі пава:
- вносити пропозиції щодо удосконалення роботи;
- доповідати вищому керівнику про всі виявлені недоліки в межах своєї компетенції.
ІV. Відповідальність
(За достовірність поданих звітів по збуту готової продукції)
Торговий представник відділу збуту несе відповідальність за:
- якісне і своєчасне виконання покладених на нього цією посадовою інструкцією обов'язків;
- розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства;
- дотримання інструкції з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії;
- своєчасне подання звітності по всім встановленим формам;
- контроль рівня дебіторської заборгованості ( 4-а оберненість);
- несе матеріальну відповідальність за матеріальні та фінансові цінності довірені йому компанією;
- за рівень витрат на маршруті, позитивне співвідношення прибутковості маршрута, виконувати всі необхідні міроприємства для зменшення витрат;
- відповідати особисто за свою порядність, гарантувати запобіганню інцидентів крадіжок і неохайності в роботі пов'язаній з комерційною діяльністю представництва і відповідати по закону у разі виникнення такових.
- вкладати свій моральний внесок в колектив представництва, налаштовуючи себе і їх на позитивний результат;
- дотримання інструкції з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
ІV. Техніка безпеки.
Утримувати автомобіль в чистому і технічно належному стані та відповідній комплектації ( як машини підприємства так і наймані, які працюють по договору). На випадок технічних неполадок негайно повідомляти директора по збуту та вирішувати дану проблему.
При виїзді на маршрут мати при собі всі необхідні документи, встановлені вимогами Правил Дорожнього Руху (ПДР) та ДАІ.
На випадок дорожньо транспортної події (ДТП) прийняти всі необхідні міри, згідно вимог ПДР і негайно довести до відома свого безпосереднього керівника про позаштатну ситуацію, яка склалася.
Додаток.
Звіт торгового представника відділу збуту:
¨аналіз і контроль дебіторської заборгованості;
¨звіт по фінансовим витратам;
¨щоденно звіт продажу ковбасних виробів;
¨звіт по бухгалтерії щотижня;
¨звіт по маршрутному кілометражу;
¨звіт по розширенню торгової мережі за місяць ТРТ;
¨динаміка приросту або падіння продаж;
¨звіт по матеріальним засобам під авансовий звіт.
Звітність і робоча документація.
1. Торговий представник відділу збуту несе повну відповідальність за достовірність поданої інформації і виконання графіка звітності в наступні терміни:
|
№ п/п |
Документ |
Термін |
|
1. |
Аналіз дебіторської заборгованості |
щоденно |
|
2. |
Звіт про повернення дебітор.заборгован. |
щоденно |
|
3. |
Кількість обслуговуючих ТРТ |
щотижня |
|
4. |
Пробіг транспорту ТП |
щоденно |
|
5. |
Витратна частина ТП |
щотижня |
|
6. |
Маршрутні листи ТП |
щотижня |
Додаток №1.
Інструкція по заключенню договору на поставку продукції.
При заключенні договору заповнюється без скорочення:
- дата;
- юридична назва;
- прізвище, ім'я, по батькові директора;
- адреса доставки;
- індекс;
- телефон;
- номер розрахункового рахунку;
- код ОКПО;
- МФО;
- номер посвідчення платника ПДВ;
- ІПД (ідентифікаційний податковий номер).
Для приватних підприємців:
- номер реєстраційного посвідчення (дата видачі, в якому районі виданий);
- копія паспорта;
- копія посвідчення реєстрації ПП.
На випадок роботи ПП без печатки і розрахункового рахунку вказуються:
- паспортні дані;
- в договорі робиться запис “працюю без печатки”;
- звіряють підпис в договорі з підписом в паспорті.
Якщо клієнт не є платником ПДВ, показується:
- номер свідоцтва про сплату єдиного податку , дата видачі.
Підписаний зі сторони покупця договір з копією свідоцтва платника ПДВ, свідоцтва реєстрації або свідоцтва про сплату єдиного податку, підписується директором філіалу і передається оператору для внесення в базу даних активних клієнтів.
Додаток №2.
Інструкція прийняття претензій і скарг по якості продукції ТОВ “_______________”.
1. Претензії і скарги по якості продукції ТОВ “________________” від покупців приймаються у вигляді службової записки на ім¢я начальника торгового відділу.
2. В записці зазначається:
- назва і адреса покупця;
- назва продукції;
- номер партії;
- дата виготовлення;
- наявність зразків продукції у покупця для виклику представників м'ясокомбінату;
- висновок господаря ТРТ або продавця з вказівкою причини забракування:
а) по органоліптичним показникам:
¨неоднорідності по кольору;
¨неоднорідності по структурі;
б) невідповідність смаковим якостям;
в) по запаху;
г) щодо пакування;
д) за зовнішнім виглядом.
3. На випадок неможливості надати підприємством висновку про якість, торговий представник зобов'язаний взяти зразок продукції і показати її технологу підприємства.
Додаток №3.
Запланований візит торгового представника.
1. Перевірити стан зовнішньої реклами.
2. Привітатися із замовником по імені.
3. Перевірити стан внутрішньої реклами і обладнання.
4. Перевірити дотримання рекомендованих цін, викладку продукції в холодильнику замовника і терміни її реалізації.
5. Записати в картку остатки продукції. Перерахувати кількість проданої продукції і виписати необхідне замовлення з розрахунком товарного запасу для постійної наявності продукції ТОВ “_____________”.
6. Повідомити замовнику орієнтовану суму замовлення і дату поставки. Уточнити бажаний час доставки.
7. Записати замовлення на листок.
8. Подякувати замовнику.
9. Повідомити замовника про дату наступного візиту і попрощатися.
Додаток №4.
Мерчендайзинг – комплекс заходів, технік і методів, які проводять в торговій точці, направлених на просування того чи іншого товару, його виду, упаковки.
Мета мерчендайзинга – стимулювання і вплив на бажання споживача вибрати і купити товар, який просувається на ринок.
Принципи мерчендайзинга:
Потрібний товар
В потрібний час
За оптимальною ціною
В необхідній кількості
В найкращому місті
В найкращому вигляді
На потрібних прилавках
Для збільшення продаж продукції ТОВ “ ______________” в торговій точці торговий представник зобов'язаний провести наступні заходи:
- продукція повинна бути чистою, свіжою, упаковка повинна бути в ідеальному стані;
- продукція повинна бути представлена у вигляді горизонтального або вертикального корпораційного блоку в холодильній вітрині замовника відповідного відділу або секції магазину;
- корпораційний блок повинен бути видимим і знаходитися як можна ближче до покупців в холодильній вітрині ( в магазині самообслуговування корпоративний блок повинен знаходитися на рівні очей покупців (150-170см.);
- в корпораційному блоці повинен знаходитися максимальний асортимент продукції, яку реалізує ТОВ “___________”;
- продукція повинна бути розміщена лицевим боком до покупця;
- на кожний вид продукції повинен бути цінник;
- в холодильній вітрині замовника продукцію, яка реалізується м¢ясокомбінатом необхідно розміщати від меньшої упаковки до більшої, зі сторони покупців, щоб велика упаковка не закривала малу або розміщати меншу упаковку – ліворуч, а більшу – праворуч (з урахуванням навиків покупців читати зліва направо);
- в магазинах самообслуговування менша упаковка виставляється по ходу руху покупців, а потім – більша;
- продукція, яку реалізує ТОВ “___________” повинна бути розміщена ближче до товару, який добре купується і подалі від товару, який погано продається;
- продукція, яка погано реалізується і нові види продукції, що виробляє підприємство повинна бути розміщена всередині корпораційного блоку;
- корпораційний блок продукції нашого м¢ясокомбінату повинен займати більше місця, чим корпораційні блоки конкурентів;
- правильно і в необхідній кількості розмістити Р.О.S. матеріали.
Функції Р.О.S.:
- локалізація – зазначення місця в торговому залі, де розміщений певний товар;
- інформування – підтвердження наявності товару на даному місці;
- брендінг – нагадування про присутність на ринку марки;
- орієнтування – допомога в пошуку товару серед інших;
- комунікація – повідомлення характеристик товару;
- мотивація – спонукання покупця до здійснення покупки.
Р.О.S. матеріали розміщують при вході в торгову точку, на зовнішніх вітринах, всередині торгової точки по ходу руху покупців та в місцях продажу продукції, а також біля каси.
Р.О.S. матеріали повинні бути розташовані як можна ближче до продукції, яку реалізує ТОВ “_________” і добре проглядається з 3 – 5 м.