Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Посадова інструкція секретаря-референта

Посадова інструкція секретаря-референта

1. Загальні положення

1.1 Секретар-референт належить до категорії спеціалістів підприємства. Його приймає на роботу і звільняє з роботи генеральний директор.

1.2 Основні обов’язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.

1.3 Секретар-референт підпорядковується безпосередньо  директорові підприємства.

1.4 У своїй діяльності секретар-референт керується: Конституцією України; законодавчими актами України; Статутом підприємства; Положенням про функціональні служби підприємства; наказами (вказівками) керівництва підприємства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.

1.5 На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну  освіту.

1.6 Секретар-референт має бути компетентним у питаннях:

  • перспективи розвитку підприємства;
  • організації роботи з документами, складання документації;
  • організації управлінської роботи;
  • використання засобів обчислювальної та організаційної техніки;
  • культури праці та службової етики.

2. Функції

2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.

2.2. Документування діяльності органів підприємства, що проводять наради.

2.3. Оперативно-організаційна робота.

3. Посадові обов’язки

3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності підприємства.

3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.

3.3. Контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.

3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.

3.5. Організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.

3.6. Здійснення оперативного зв’язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства.

3.7. Ведення прийому відвідувачів.

3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.

3.10.Використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення підприємства.

3.12. Виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності.

4. Права

4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам підприємства.

4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.

4.4. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).

4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності підприємства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов’язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності підприємства.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф “КТ”, “Конфіденційно”, “Таємно”, “Для службового користування”, “Не для друку”.

4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) підприємства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.

5. Відповідальність

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.

5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.

5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф “КТ”, “Конфіденційно”, “Таємно”, “Для службового користування”.

5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов’язків, які наведено в даній інструкції.