Посадова інструкція секретаря-референта
1. Загальні положення
1.1 Секретар-референт належить до категорії спеціалістів підприємства. Його приймає на роботу і звільняє з роботи генеральний директор.
1.2 Основні обов’язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.
1.3 Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директорові підприємства.
1.4 У своїй діяльності секретар-референт керується: Конституцією України; законодавчими актами України; Статутом підприємства; Положенням про функціональні служби підприємства; наказами (вказівками) керівництва підприємства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.
1.5 На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну освіту.
1.6 Секретар-референт має бути компетентним у питаннях:
- перспективи розвитку підприємства;
- організації роботи з документами, складання документації;
- організації управлінської роботи;
- використання засобів обчислювальної та організаційної техніки;
- культури праці та службової етики.
2. Функції
2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.
2.2. Документування діяльності органів підприємства, що проводять наради.
2.3. Оперативно-організаційна робота.
3. Посадові обов’язки
3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності підприємства.
3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.
3.3. Контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.
3.5. Організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.
3.6. Здійснення оперативного зв’язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства.
3.7. Ведення прийому відвідувачів.
3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.
3.10.Використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення підприємства.
3.12. Виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності.
4. Права
4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.
4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам підприємства.
4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.
4.4. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).
4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності підприємства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.
4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов’язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності підприємства.
4.7. Працювати з документами, що мають гриф “КТ”, “Конфіденційно”, “Таємно”, “Для службового користування”, “Не для друку”.
4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) підприємства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.
5. Відповідальність
Секретар-референт несе відповідальність за:
5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.
5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.
5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф “КТ”, “Конфіденційно”, “Таємно”, “Для службового користування”.
5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов’язків, які наведено в даній інструкції.