Охрана Труда

Посадова інструкція начальника відділу збуту

1.Загальне положення

1.Начальник відділу збуту призначається на посаду і звільняється із займаної посади наказом директора підприємства.

2. Начальник відділу збуту безпосередньо підпорядковується зам. директора по збуту.

3.У своїй  роботі начальник відділу збуту керується Конституцією України і цією посадовою інструкцією.

4.На посаду начальника відділу збуту може бути призначений працівник з вищою економічною освітою або із середньою спеціальною освітою і стажем роботи по збуту не менше п`яти років.

5. Начальник відділу збуту повинен знати:

-організаційну структуру управління свого відділу;

-номенклатуру продукції, що випускається підприємством,її технічні характеристики;

-існуючі вимоги до поставок продукції по своєму регіону;

-ціни на продукцію, що випускає підприємство;

-методи вивчення попиту на продукцію підприємства;

-порядок визначення загального обсягу поставок, потреби у навантажувальних і транспортних засобах;

-умови постачання,зберігання і транспортування продукції підприємства;

-правила оформлення матеріалів для укладення договорів поставок, документації по збуту;

-порядок підготовки документів на претензії до споживачів, що заборгували підприємству;

-організацію складського господарства і збуту продукції;

-організацію обліку збутових операцій і складання звітів про виконання плану реалізації;

-норми і вимоги з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.

6.Метою роботи начальника відділу збуту ТОВ «______________” є:

-управління продажем продукції на закріпленій за ним території;

-контроль фінансових показників підприємства;

-навчання працівників відділу і систематизація їх роботи з метою вивчення досвіду та усунення недоліків;

-постановка мети і задач, контроль за їх виконанням;

-постійне збільшення обсягу продаж шляхом охоплення всіх категорій клієнтів;

-підтримання високого рівня активних продаж і забезпечення наявності в торгівельній мережі максимального асортименту продукції, яка виробляється і рекомендована для реалізації у відповідності з розробленими стандартами та дотриманням встановленого рівня цін.

ІІ. Обов`язки

Обов`язки начальника відділу збуту.

Начальник відділу збуту зобов`язаний:

-Підвищувати рівень дистриб`юції на відведеній тереторії шляхом поглиблення професіоналізму і покращення ефективності роботи очолюваного ним підрозділу.

-Виконувати план продажу доведений Директором по збуту продукції на довіреній тереторії.

-Керувати виробничими процесами всередині очолюваного підрозділу та своєчасно звітуватися перед керівництвом про результати торгівельної команди, надавати систематизовану інформацію по підсумках роботи і проблемах, вирішення яких не входить у повноваження начальника відділу збуту.

-Підтримувати добрі ділові стосунки з ключовими замовниками, побудовані на взаємній повазі.

-Періодично супроводити Супервайзера і торгівельних представників на маршруті для зустрічей з ключовими клієнтами, а при необхідності, брати участь в переговорах з ними.

-Систематично проводити контроль роботи Супервайзера і торгівельних представників на маршруті, заповнюючи при цьому відповідну документацію (сторчек і коучінг).

-Вести історію продаж по кожному своєму представнику (територіально) контролювати і систематизувати всю доступну інформацію про потенційних клієнтів на своїй території, про перспективу розвитку торгівельних відносин з ними, розширення списку клієнтів.

-Добиватися високих індивідуальних  цільових показників по реалізації продукції на відведеній території.

-Вести облік виконання зроблених замовлень і взаєморозрахунків з клієнтами, робити аналіз випадків повернень і відмов. Дотримуватися встановлених норм щодо повернень (1% від товарообігу). Своєчасно доводити до відома проблеми, які пов`язані з якістю продукції, умовами транспортування і недоважування. Вживати заходів по недопущенню подібних випадків у майбутньому.

-Вести і підтримувати в належному порядку робочу документацію. Вирішувати спірні та конфліктні ситуації між клієнтами і експедицією.

- Збирати і систематизувати всю доступну інформацію про конкурентів, змінах цін на ринку, надавати цю інформацію в письмовому вигляді на вимогу керівництва підприємства.

- Контролювати 5-ти разову обіговість продукції на дорученій території по кожному торгівельному представнику та представництву в цілому.

- Розробляти, впроваджувати і застосовувати заходи по скороченню дебіторської заборгованості.

- Начальник відділу збуту несе особисту відповідальність за рівень професіоналізму діючих і щойно набраних працівників, за  результати роботи діючого штату.

- Начальник відділу збуту несе особисту відповідальність за рівень дебіторської заборгованості, коректність і конфіденційність наданої інформації, зв`язаної з рівнем  дебіторської заборгованості та причинами, які впливають на її рівень.

- Контролювати і своєчасно звітуватися про матеріальні витрати, пов`язані з роботою очолюваного підрозділу.

- По запитам керівництва давати оцінку перспективам збуту на довіреній йому території.

- Представлять інтереси підприємства в інших організаціях з питань  виробничої діяльності відділу збуту.

- Дбайливо відноситься до майна компанії.

- Прагнути підвищувати рівень своєї кваліфікації, брати участь в тренінгах і займатися самоосвітою.

ІІІ. Робота в офісі

Начальник відділу збуту зобов`язаний своєчасно і правильно складати звітність і вести робочу документацію у відповідності з встановленими компанією стандартами.

Щоденно після приїзду в офіс:

¨Контролює приймання поставленої продукції, одержує почту з центрального офісу;

¨Контролює оформлення документів на доставку і розподіл продукції на раніше встановлених маршрутах.

¨Заповнює всю необхідну робочу документацію у відповідності до стандартів підприємства (картка замовника, бланк замовлення на продукцію, яка реалізується ТОВ”____________”, графік відвідування торгівельних точок, список замовників продукції, список непрацюючих клієнтів, вносити доповнення в картку маршруту).

¨Ставить супервайзеру представництва цілі і задачі, які вимагають вирішення на протязі робочого дня.

¨Проводить контролюючі і навчаючі міроприємства в напрямку підвищення професійного рівня колективу очолюваного ним підрозділу.

¨Проводить зустрічі з супервайзером або з всім торгівельним відділом по питаннях обсягів продаж і скороченню дебіторської заборгованості.

¨Ставить цілі і задачі супервайзеру на слідуючий день, чи то встановлений звітний період.

¨Перевіряє при необхідності технічну документацію торгівельного відділу і при необхідності, ставить цілі і задачі з конкретною датою виконання для вирішення виниклих питань.

¨Контролює виконання відповідності працівниками підрозділу вимог до корпоративної культури, дотримання субординації, відповідності зовнішнього вигляду представників головного підприємства.

ІІІ. Права

Начальник відділу збуту має права:

- вносити пропозиції щодо удосконалення роботи, які передбачені цією посадовою інструкцією;

- доповідати вищому керівнику про всі виявлені недоліки в межах своєї компетенції;

- повертати виконавцю на доопрацювання договори та бланки на поставку продукції, оформлені з порушенням встановлених вимог.

ІV.Відповідальність

Начальник відділу збуту несе відповідальність за:

• ·достовірність поданих звітів по збуту готової продукції;
• ·якість і своєчасність за виконання покладених на нього цією посадовою інструкцією обов¢язків;
• ·нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства;
• ·дотримання інструкції з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
• ·контролювати рівень дебіторської заборгованості (4-на оберненість);
• ·за рівень витрат представництва, позитивне співвідношення прибутку представництва, виконувати всі необхідні міроприємства по зменшенню витрат;
• ·відповідати особисто за порядність співробітників, приймати всі необхідні для виключення інцидентів крадіжок та неохайності в роботі  пов¢язаній з комерційною діяльністю підприємства;
• ·контролювати моральний настрій колективу представництва, настроювати його на результат;
• ·дотримання інструкції з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.

V.Техніка безпеки

Утримувати автомобіль в чистому, технічно справному стані та відповідній комплектності. На випадок технічних неполадок негайно повідомити директора по збуту і вирішувати цю проблему.

При виїзді на маршрут мати при собі всі необхідні документи з дозволом, встановленим вимогами Правил  Дорожнього Руху (ПДР) та ДАІ.

На випадок ДТП прийняти всі необхідні заходи згідно вимог ПДР і негайно довести до відома свого безпосереднього керівника про позаштатну ситуацію, яка склалася.

Додаток №1

Звітність начальника обласного відділу збуту:

• ·аналіз дебіторської заборгованості;
• ·звіт по фінансовим витратам;
• ·звіт продажу ковбасних виробів за місяць;
• ·щотижневий звіт бухгалтерії;
• ·звіт по маршрутному кілометражу;
• ·звіт по розширенню торгової мережі за місяць ТРТ;
• ·звіт по прибутковості філіалу;
• ·динаміка збільшення або зменшення продаж;
• ·звіт про витрати на філіал.

Додаток №2

Звітність і робоча документація.

Начальник відділу збуту несе повну відповідальність за подану інформацію і виконання графіку звітності по строкам: