Посадова інструкція головного менеджера відділу збуту
І. Загальні положення
1. Головний менеджер відділу збуту призначається на посаду і звільняється із займаної посади наказом директора підприємства.
2. Головний менеджер відділу збуту безпосередньо підпорядкований зам. директору по збуту.
3. У своїй роботі головний менеджер відділу збуту керується Конституцією України і цією посадовою інструкцією.
4. На посаду головного менеджера відділу збуту може бути призначений працівник з вищою економічною освітою або із середньою спеціальною освітою і стажем роботи по збуту не менше п'яти років.
5. Головний менеджер відділу збуту повинен знати:
- організаційну структуру управління свого відділу;
- номенклатуру продукції, що випускається підприємством, її технічні характеристики;
- існуючі вимоги до поставок продукції по своєму регіонові;
- ціни на продукцію, що випускає підприємство;
- методи вивчення попиту на продукцію підприємства;
- порядок визначення загального обсягу поставок, потреби у навантажувальних і транспортних засобах;
- умови постачання, зберігання і транспортування продукції підприємства;
- правила оформлення матеріалів для укладення договорів поставок, збутової документації;
- порядок підготовки документів на претензії до споживачів, що заборгували підприємству;
- організацію обліку збутових операцій і складання звітів про виконання плану реалізації;
- норми і вимоги з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
6. Метою роботи головного менеджера відділу збуту ТОВ ”______________” є:
¨управління продажами на закріпленій за ним території, шляхом навчання і контролю роботи торгових представників;
¨контроль фінансових показників підрозділу;
¨навчання співробітників, систематизація їх роботи;
¨постановка цілей і задач, контроль за їх виконанням, включаючи постійне збільшення обсягу продажу шляхом охоплення всіх категорій клієнтів;
¨підтримання високого рівня активних продаж і забезпечення наявності в торгівельній точці максимального асортименту продукції, яка реалізується ТОВ ”_____________________” у відповідності з розробленими стандартами компанії та дотриманням рівня рекомендованих цін.
ІІ. Обов'язки
Головний менеджер відділу збуту зобов’язаний:
- збільшувати рівень дистриб’юції на закріплених маршрутах шляхом підвищення рівня професійної підготовки та ефективності роботи команди торгових представників.
- Виконувати план продажу доведений начальником відділу збуту на закріпленій території.
- Ставити чіткі і здійснені задачі перед всіма членами команди, які відповідають цілям і задачам філіалу.
- Контролювати роботу з ключовими, мережовими і складними клієнтами через особисті контакти.
- Періодично супроводити торг. представників по ключових роздрібних клієнтах на маршруті, а при необхідності бере участь в переговорах з клієнтами.
- Регулярно проводити контроль роботи торгових представників на маршруті, заповнюючи при цьому відповідну документацію(сторчак і коучінг).
- Вести історію продаж по кожному своєму торг.представнику (територіально).
- Контролювати систематизацію всієї доступної інформації про потенціальних клієнтів на своїй території, їх потребах, перспективах розвитку торгівельних відносин з ними, розширення списку працюючих клієнтів.
- Виробляти професійно маршрутизацію обслуговуючої території і контролювати її відповідність ситуації всередині підрозділу, виконуючи вимоги поставлені перед підрозділом в цілому.
- Відповідати за показники торгівельної команди, за якість роботи, відповідність професійних показників торг.команди в цілому і кожного торг.представника окремо.
- Контролювати і аналізувати роботу конкурентів на закріпленій території, вести інформаційні переговори з клієнтами і підлеглим персоналом. Систематично збирати і надавати конкретні прайс - листи з закріпленої території.
- Прагнути досягти індивідуальних цільових показників по розвитку закріпленої за ним території.
- Вести облік виконання зроблених замовлень і взаєморозрахунків з клієнтами, аналізувати випадки повернення і відмови, витримувати норми з повернень(1% від товарообігу). Своєчасно ставити до відома про проблеми, зв’язані з якістю продукції, умовами транспортування і недоважуванням. Приймати міри до недопущення подібних випадків в майбутньому.
- Вести і підтримувати в належному стані робочу документацію. Вирішувати спірні і конфліктні ситуації між клієнтами та експедицією.
- Контролювати 5-ти разову оборотність продукції на довіреній території по кожному торг. представнику.
- Розробляти, впроваджувати і застосовувати заходи по скороченню дебіторської заборгованості підрозділу.
- Приймати активну участь в навчанні та підвищенню професійного рівня своєї команди.
- Контролювати і своєчасно звітуватися про матеріальні витрати торг.команди.
- По запитам керівництва давати оцінку перспективі збуту на закріпленій території.
- Дбайливо відноситься до майна підприємства.
- Добиватися підвищення рівня своєї кваліфікації, приймати участь в тренінгах, займатися самоосвітою.
- Представляти інтереси підприємства в інших організаціях з питань, які відносяться до виробничої діяльності відділу збуту.
- Вести облік недостачі товару, у випадку виявлення недостачі продукції під час транспортування її експедитором до покупця.
ІІІ. Робота в офісі
Головний менеджер відділу збуту зобов’язаний своєчасно і правильно складати звітність, вести робочу документацію у відповідності з встановленими підприємством стандартами.
Щоденно після приїзду в офіс:
¨Контролює процес прийняття доставленої продукції, отримує почту з центрального офісу.
¨Контролює оформлення документів на доставку продукції і розподіл згідно встановлених раніше маршрутів.
¨Заповнює всю необхідну робочу документацію у відповідності до стандартів підприємства (картка замовника, бланк замовлення продукції, яка реалізується ТОВ “________________”, графік відвідування торг.точок, список замовників підприємства, список непрацюючих клієнтів, вносить доповнення в карту маршруту).
¨доводить до відома торгових представників цілі та задачі, які потребують вирішення на протязі робочого дня.
¨Проводить контролюючі і повчальні міроприємства команди очолюваного підрозділу, направлені на підвищення професійного рівня і збільшення об’єму продажу.
¨Організовує збори з торговими представниками з питань об’єму продажу і скорочення дебіторської заборгованості.
¨Ставить цілі і задачі торговим представникам на робочий день або на встановлений звітний період.
¨Перевіряє при необхідності технічну документацію торгових представників і при необхідності ставить цілі і задачі з конкретною датою виконання для вирішення питань, які виникають.
¨Контролює виконання відповідності працівниками підрозділу вимог до корпоративної культури, дотримання субординації, відповідності зовнішнього вигляду представників головного підрозділу підприємства.
ІV. Права
Головний менеджер відділу збуту має права:
- вносити пропозиції щодо удосконалення роботи, пов’язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією;
- доповідати вищому керівнику про всі виявлені недоліки в межах своєї компетенції;
- повертати виконавцю на доопрацювання договори та бланки нова торгова точка на поставку продукції, оформлені з порушенням встановлених вимог.
V. Відповідальність
Головний менеджер відділу збуту несе відповідальність за :
- якість і своєчасність за виконання покладених на нього цією посадовою інструкцією обов’язків;
- своєчасний звіт на встановлених формах;
- контроль дебіторської заборгованості;
- достовірність поданих звітів по збуту готової продукції;
- нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства;
- рівень витрат представництва, виконання всіх необхідних міроприємств направлених на його зниження;
- зниження планових показників по отриманню прибутків;
- недопущення випадків непорядності, крадіжок, аморальності та неохайності в роботі комерційної діяльності підприємства;
- контролювати моральний настрій колективу представництва, налагоджувати його на результат;
- дотримуватися інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
ІV. Техніка безпеки
Утримувати автомобіль в чистому і технічно справному стані та відповідній комплектації. На випадок технічних неполадок негайно повідомити директора по збуту та вирішувати проблему.
При виїзді на маршрут мати при собі необхідні дозвільні документи, встановлені вимогами ПДР та ДАІ.
На випадок ДТП прийняти всі необхідні заходи, згідно вимог ПДР і негайно довести до відома свого безпосереднього керівника про ситуацію, яка склалася.
Додаток №1.
Звітування головного менеджера обласного представництва відділу збуту:
¨аналіз дебіторської заборгованості;
¨звіт по фінансовим витратам;
¨звіт продажу ковбасних виробів за місяць;
¨звіт по бухгалтерії щотижня;
¨звіт по маршрутному кілометражу;
¨звіт по розширенню торгової мережі за місяць;
¨звіт про витратну частину представництва.
Додаток №2.
Звітність і робоча документація.
Головний менеджер відділу збуту повністю відповідає за достовірність поданої інформації і виконання графіку звітності в наступні терміни:
|
№ п/п |
Документ |
Термін |
|
1. |
Фінансові витрати |
Щодня |
|
2. |
Аналіз дебіторської заборгованості |
Щодня |
|
3. |
Store-check |
2 рази на тижд. по 30ТРТ |
|
4. |
Коучінг |
3 рази на тижд. по 15ТРТ |
|
5. |
Аналіз продажу за місяць |
Щомісячно |
|
6. |
Кількість обслуговуючих ТРТ |
Щотижня |
|
7. |
Пробіг транспорту ТП |
Щодня |
|
8. |
Витратна частина філіалу |
Щотижня |
|
9. |
Аналіз ефективності ТП |
Щодня |
|
10. |
Маршрутні листи ТП |
Щотижня |