Охрана Труда

Посадова інструкція секретаря-стенографістки

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність секретаря-стенографістки.

1.2  Секретар-стенографістка відноситься до категорії фахівців.

1.3  Секретар-стенографістка призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням завідувача канцелярією.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до секретаря-стенографістки:

1. Документи, які  регламентують діяльність секретаря-стенографістки

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (завідувача канцелярією); Положення про канцелярію, Посадова інструкція секретаря-стенографістки, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки секретаря-стенографістки

4.1. Виконує технічні функції по забезпеченню й обслуговуванню роботи керівника підприємства чи його підрозділів.

4.2. Одержує необхідні керівнику відомості від підрозділів чи виконавців, викликає за його дорученням працівників.

4.3. Організує телефонні переговори керівника.

4.4. Приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить їх зміст до його свідомості.

4.5. Здійснює роботу по підготовці засідань чи нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце, повістку дня засідання чи наради, їх реєстрація), веде й оформляє протоколи.

4.6. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють ефективній роботі керівника.

4.7. Стенографує тексти підготовлених керівником наказів, розпоряджень, листів і інших організаційно-розпорядницьких документів з наступною їхньою розшифровкою і друкуванням на друкарській машинці чи введенням інформації в банк даних.

4.8. Передає і приймає інформацію з приймально-переговорних пристроїв (телекс, факс, телефакс і ін.).

4.9. Виконує різні операції з використанням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки і представлення інформації при підготовці і прийнятті рішень.

4.10. Здійснює діловодство.

4.11. Приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в підприємства порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи чи конкретним виконавцям для використання в процесі їхньої роботи або підготовки відповіді.

4.12. Веде контрольно-реєстраційну картотеку, стежить за термінами виконання доручень керівника, взятих на контроль.

4.13. Приймає документи на підпис керівнику.

4.14. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

4.15. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у встановлений термін здає до архіву.

4.16. Підготовляє документи для тиражування на множній техніці, а також копіює документи.

4.17. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

1. Права секретаря-стенографістки

Секретар-стенографістка має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність секретаря-стенографістки

Секретар-стенографістка відповідає:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи секретаря-стенографістки

Режим роботи секретаря-стенографістки визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці секретаря-стенографістки визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.