Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Посадова інструкція офіс-менеджера

Посадова інструкція офіс-менеджера

  1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність офіс-менеджера.

1.2  Офіс-менеджер відноситься до категорії фахівців.

1.3  Офіс-менеджер призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням керівника організаційно-аналітичного відділу.

1.4  Посадове підпорядкування:

1.4.1

Пряме підпорядкування

керівнику організаційно-аналітичного відділу

1.4.2.

Додаткове підпорядкування

директору підприємства

1.4.3

Віддає розпорядження

працівникам підприємства

1.4.4

Працівника заміщає

особа, призначена директором підприємства

1.4.5

Працівник заміщає

  1. Кваліфікаційні вимоги до офіс-менеджера:

2.1.

Освіта*

вища; середня професійна

2.2.

Досвід роботи

досвід адміністративної роботи і стаж роботи зі спеціальності не менш 1 року; 2 років; 3 років

2.3.

Знання

Устрій офісу і принципи його зонування.

Принципи підбора і розміщення персоналу офісу, принципи керування персоналом офісу.

Методи стратегічного і тактичного планування.

Принципи контролю і методики проведення контрольних заходів.

Принципи побудови організаційної структури офісу.

Сферу діяльності і види відповідальності працівників офісу.

Етику взаємин у робочій групі.

Мотиваційні методи і мотиваційні стратегії.

Основи документаційного забезпечення керування й основи діловодства.

Особливості складання, різновиди і структуру тексту документів.

Принципи організації постачання офісу.

Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення.

Основи бухгалтерського обліку.

Діловий етикет.

Іноземна мова.

Технічне оснащення офісу.

Правила користування оргтехнікою.

Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Основи трудового законодавства.

Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.

2.4.

Навички

роботи з офісною технікою

2.5.

Додаткові вимоги

спеціальна підготовка (курси, класи, ін.) по напрямку «Офіс-менеджер»

  1. Документи, які регламентують діяльність офіс-менеджера

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (керівника організаційно-аналітичного відділу); Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція офіс-менеджера, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

  1. Посадові обов'язки офіс-менеджера

Офіс-менеджер:

4.1. Забезпечує підготовку й організацію роботи офісу: здійснює керівництво організацією робочих місць персоналу офісу, організує перевірку офісного устаткування (комп'ютерів, друкарських машинок, факсимільних апаратів, телефонів, копіювальних машин і ін.) на предмет визначення готовності до експлуатації, перевіряє санітарні умови роботи в приміщеннях офісу (освітлення, вентиляцію і температурний режим).

4.2. Організує підготовку документів, матеріалів, інформації, необхідних для початку роботи офісу і поточного рішення задач, поставлених перед персоналом офісу.

4.3. Розробляє «кодекс» поводження в офісі, забезпечує працівників офісу візитними картками (бейджами, ін.).

4.4. Керує працівниками офісу (секретарями на прийомі, телефонними секретарями (телефонними операторами), кур'єрами, водіями), розподіляє обов'язки між ними, доводить до відома працівників прийняті рішення, визначає ступінь відповідальності працівників, розробляє стандарти якості роботи і критерії оцінки якості роботи, аналізує ефективність роботи, здійснює контроль за виконанням прийнятих рішень.

4.5. Організує роботу секретарів на телефоні (телефонних операторів) по веденню телефонних переговорів (прийом вхідних дзвінків, керування вихідними дзвінками, переадресація дзвінків, прийом і відправлення телефонограм); контролює культуру мови секретарів (операторів).

4.6. Здійснює контроль за дотриманням працівниками офісу встановлених стандартів одягу й офісного зовнішнього вигляду.

4.7. Розробляє і веде бюджет витрат на офісні нестатки.

4.8. Організує забезпечення офісу канцтоварами, видатковими матеріалами й іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу (аналізує і визначає потреби в матеріально-технічному забезпеченні й обслуговуванні офісу, складає плани на канцтовари, видаткові матеріали й ін., перевіряє наявність канцтоварів і видаткових матеріалів; аналізує пропозиції, структуру цін, системи знижок; забезпечує розміщення замовлення в постачальників; укладає договори).

4.9. Визначає порядок одержання товарно-матеріальних цінностей, оформляє доручення, організує платежі за поставлені канцтовари, видаткові матеріали й інші товарно-матеріальні цінності, необхідні в роботі офісу, оформляє платіжні документи.

4.10. Організує приймання й облік канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.

4.11. Забезпечує збереження канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу, організує облік і видачу предметів і засобів праці працівникам офісу.

4.12. Призначає працівників, що несуть матеріальну відповідальність за передані їм для виконання робочих завдань товарно-матеріальні цінності; визначає схеми передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї матеріально-відповідальної особи іншій.

4.13. Організує використання в роботі офісної оргтехніки (комп'ютерів, принтерів, друкарських машинок, факсимільних апаратів, телефонів, міні-АТС, копіювальних машин, диктофонів і ін.); здійснює контроль за належним станом офісного устаткування, комунікацій; при виявленні несправностей офісної оргтехніки й іншого устаткування викликає фахівців для проведення ремонтних робіт і інших видів технічного обслуговування.

4.14. Організує:

— зустріч, прийом, реєстрацію і необхідне обслуговування візитерів, гостей, делегацій, клієнтів, партнерів;

— прийом візитних карток, аналіз їх змісту, їх збереження;

— матеріально-технічне забезпечення переговорів, презентацій, нарад, конференцій, семінарів і інших заходів.

4.15. Організує і проводить ділові переговори (планує ділові зустрічі, визначає лінію ділових переговорів, керує переговорами з дотриманням правил етикету і протоколу, організує документальне оформлення переговорів, аналізує результати ділової зустрічі).

4.16. Координує роботи з ведення діловодства (оформленню, реєстрації, проходженню, збереженню і видачі документації у відповідності зі стандартами діловодства), організує документообіг офісу.

4.17. Організує ведення ділової кореспонденції (реєстрацію й обробку вхідної і вихідної кореспонденції), веде ділове листування, забезпечує розсилання необхідних матеріалів.

4.18. Здійснює інвентаризацію господарства офісу.

4.19. Здійснює контроль за трудовою дисципліною працівників офісу (складає розпорядок роботи офісу, контролює його дотримання, веде облік порушень, аналізує причини порушень і вживає заходи по недопущенню порушень розпорядку роботи офісу і трудової дисципліни).

4.20. Розробляє і впроваджує системи мотивації і дисциплінарної відповідальності працівників офісу, здійснює контроль за реалізацією системи матеріального і морального стимулювання працівників офісу.

4.21. Надає працівникам офісу допомогу у вирішенні виникаючих у ході роботи проблем, вживає заходи по попередженню конфліктних ситуацій.

4.22. Координує завершення роботи офісу і підготовки до нового робочого дня (упорядкування робочих місць, відключення офісного устаткування, у т.ч. освітлення, активування систем охоронної сигналізації, ін.).

  1. Права офіс-менеджера

Офіс-менеджер має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

  1. Відповідальність офіс-менеджера

Офіс-менеджер несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

  1. Умови роботи офіс-менеджера

Режим роботи офісу-менеджера визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

  1. Умови оплати праці

Умови оплати праці офіс-менеджера визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3  Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.0000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00