Охрана Труда

Посадова інструкція завідувача архівом

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність завідувача архівом.

1.2  Завідувач архівом відноситься до категорії керівників.

1.3  Завідувач архівом призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до завідувача архівом:

1. Документи, які  регламентують діяльність завідувача архівом

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про архів, Посадова інструкція завідувача архівом, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки завідувача архівом

4.1. Очолює роботу з організації і ведення архівної справи на підприємстві.

4.2. Забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, збереження і використання документів.

4.3. Керує роботою по складанню науково-довідкового апарата, що полегшує облік і використання архівних документів, а саме: опису, картотек, каталогів, покажчиків, путівників, оглядів, історичних довідок та ін., а також відповідних облікових документів (книг обліку надходження і вибуття справ, списків фондів, аркушів фондів, справ фондів).

4.4. Надає методичну допомогу в пошуку необхідних документів.

4.5. Інструктує працівників структурних підрозділів організації про порядок формування, підготовки і здачі документів в архів.

4.6. Контролює своєчасність надходження в архів документів, закінчених діловодством.

4.7. Забезпечує проведення робіт з експертизи цінності архівних документів, формуванню документів у справи постійного і тимчасового збереження.

4.8. Керує роботою по складанню описів справ для передачі документів у державні архіви, складанню актів про знищення документів, терміни збереження яких минули.

4.9. Здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їхнього відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення схоронності документів.

4.10. Організує роботу з ведення обліку документообігу і кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є в документах архіву.

4.11. Складає встановлену звітність.

4.12. Бере участь у розробці положень і інструкцій з ведення діловодства й організації архівної справи.

4.13. Проводить роботу із захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю.

4.14. Забезпечує наявність в архіві необхідного інвентарю, бланків, канцелярських товарів, інструктивно-методичної літератури по колу обов'язків.

4.15. Перевіряє правильність обліку і збереження бланків строгої звітності.

4.16. Контролює правильність експлуатації і належний стан виробничих приміщень, наявність і належний стан протипожежних засобів.

1. Права завідувача архівом

Завідувач архівом має право:

5.1. Діяти від імені відділу, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами підприємства, організаціями й органами державної влади.

5.2. Здійснювати взаємодії з керівниками (співробітниками) усіх (окремих) структурних підрозділів підприємства.

5.3. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності очоленого ним структурного підрозділу.

5.4. Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню діяльності підприємства і очоленого ним структурного підрозділу зокрема.

5.5. Брати участь у підготовці проектів наказів, інструкцій, указівок, а також кошторисів, договорів і інших документів, зв'язаних з діяльністю структурного підрозділу.

5.6. У межах своєї компетенції підписувати і візувати документи.

5.7. Самостійно вести листування зі структурними підрозділами підприємства, а також іншими організаціями з питань, що входять у його компетенцію.

5.8. Подавати пропозиції директору підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб очоленого ним структурного підрозділу за результатами перевірок.

1. Відповідальність завідувача архівом

Завідувач архівом несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи завідувача архівом

Режим роботи завідувача архівом визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці завідувача архівом

Умови оплати праці завідувача архівом визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9        Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.