Охрана Труда

Посадова інструкція діловода по вхідній кореспонденції

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність діловода по вхідній кореспонденції.

1.2  Діловод по вхідній кореспонденції відноситься до категорії технічних виконавців.

1.3  Діловод по вхідній кореспонденції призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу документного й інформаційного забезпечення.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до діловода по вхідній кореспонденції:

1. Документи, які  регламентують діяльність діловода по вхідній кореспонденції

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (начальника відділу документного й інформаційного забезпечення); Положення про відділ документного й інформаційного забезпечення, Посадова інструкція діловода по вхідній кореспонденції, Інструкція з діловодства і роботи архіву на підприємстві, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки діловода по вхідній кореспонденції

4.1. Діловод, відповідальний за вхідну кореспонденцію:

4.1.1. Виконує роботи з обліку і реєстрації кореспонденції, що надійшла в організацію з органів державної влади, органів місцевого самоврядування, банків і інших організацій.

4.1.2. Забезпечує контроль за передачею зазначених документів керівництву і виконавцям.

4.1.3. Передає завідувачеві канцелярією (начальнику відділу документного забезпечення) кореспонденцію, що вимагає попереднього перегляду, іншу - виконавцям.

4.1.4. Направляє документи на виконання відповідно до резолюції керівництва.

4.1.5. Здійснює контроль (із прославленням необхідних відміток на картках) за проходженням і своєчасним поверненням виконавцями документів, що підлягають поверненню в канцелярію (відділ документного забезпечення), із усіма матеріалами по їх виконанню.

4.1.6. Формує документи і справи по закріпленій ділянці роботи і відповідно до затвердженої номенклатури.

4.1.7. Здійснює підготовку документів для наступного збереження і використання (експертиза цінності, оформлення справ, складання описів), передачу закінчених виробництвом справ в архів організації.

4.1.8. Бере участь у перевірках організації діловодства в структурних підрозділах організації.

4.1.9. Виконує окремі доручення завідувача канцелярією (начальника відділу документного забезпечення).

4.2. Діловод, відповідальний за вхідну кореспонденцію, представляє:

4.2.1. Зареєстровані документи, зазначені в п. 1, - завідувачеві канцелярією (начальнику відділу документного забезпечення).

4.2.2. Отримані документи з резолюцією керівництва - у бюро контролю і виконавцям.

1. Права діловода по вхідній кореспонденції

Діловод по вхідній кореспонденції має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність діловода по вхідній кореспонденції

Діловод по вхідній кореспонденції несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи діловода по вхідній кореспонденції

Режим роботи діловода по вхідній кореспонденції визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці діловода по вхідній кореспонденції визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.