Охрана Труда

Посадова інструкція адміністратора офісу туристичного агенства

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність адміністратора офісу.

1.2  Адміністратор офісу відноситься до категорії фахівців.

1.3  Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється від посади в установленому порядку чинним трудовим законодавством наказом директора туристичного агентства.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до адміністратора офісу:

1. Документи, які регламентують діяльність адміністратора офісу

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут туристичного агентства, Накази і розпорядження директора туристичного агентства; Положення про туристичне агентство, Посадова інструкція адміністратора офісу, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки адміністратора офісу

Адміністратор офісу виконує наступні обов'язки:

4.1.  Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивування системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки і підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами і видатковими матеріалами).

4.2.  Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.

4.3.  Оформляє необхідні документи для укладення договорів на постачання канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу, технічне обслуговування і ремонт оргтехніки, інші послуги.

4.4.  Здійснює контроль за оформленням приміщень, стежить за підготовкою і випуском рекламних і інших інформаційних матеріалів в офісі, призначених для видачі клієнтам.

4.5.  Забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях офісу.

4.6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки і раціональним використанням канцтоварів і видаткових матеріалів в офісі.

4.7.  Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних і інших робіт.

4.8.  Забезпечує належний стан і експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту.

4.9.  Організує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.

4.10. Організує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків і керування вихідними дзвінками.

4.11.  Організує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх по адміністративних питаннях, надає інформаційні й інші матеріали (візитки, прайси, буклети, ін.).

4.12.  Підготовляє матеріально-технічну базу для проведення складних переговорів з партнерами, клієнтами, іншими категоріями відвідувачів, веде облік відвідувачів;

4.14.  Вживає заходи до запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.

4.15.  Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

4.16.  Підготовляє офіс до закриття (відключає освітлення й оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, ін.).

1. Права адміністратора офісу

Адміністратор офісу має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність адміністратора офісу

Адміністратор офісу несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи адміністратора офісу

Режим роботи адміністратора офісу визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці адміністратора офісу визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора туристичного агентства