Посадова інструкція завідувача канцелярії
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана посадова інструкція (далі – інструкція) визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність завідувача канцелярії.
1.2. Інструкція розроблена на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників – Випуск 1. Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності, затвердженого наказом Мінпраці України від 16.02.1998 зі змінами, затвердженими Мінпраці України 26.02.1999, 15.04.1999, 10.12.1999, 14.02.2000, 23.05.2000, 12.12.2000 з урахуванням вимог Закону України “Про охорону праці” (нова редакція від 21.11.2002 № 229-IV), згідно зі статтею 13 якого у посадових інструкціях повинні бути визначені обов’язки з питань охорони праці, права та відповідальність посадових осіб за виконання покладених на них функцій.
1.3. Завідувач канцелярії призначається на посаду і звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку за наказом директора.
1.4. Завідувач канцелярії підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.5. Кваліфікаційні вимоги.
Базова вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) без вимог до стажу роботи. Повна загальна середня освіта, професійно - технічна освіта та стаж роботи у службі діловодства не менше 1 року.
1.6. Завідувач канцелярії повинен знати:
1.6.1. Постанови, розпорядження, накази, нормативні, методичні та інші керівні документи з організації діловодства.
1.6.2. Державну систему діловодства.
1.6.3. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.
1.6.4. Структуру підприємства.
1.6.5. Організацію діловодства на підприємстві.
1.6.6. Схеми документообігу.
1.6.7. Порядок розроблення номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності, строки та порядок передачі справ до архіву.
1.6.8. Системи організації контролю за виконанням документів.
1.6.9. Організаційну техніку та інші засоби автоматизації управлінської праці.
1.6.10. Основи трудового законодавство України, організації виробництва та управління.
1.6.11. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
1.6.12. Правила охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин та організаційної техніки.
2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ
2.1. Функціональні обов'язки завідувача канцелярії визначені на основі кваліфікаційної характеристики за даною посадою.
2.2. Завідувач канцелярії:
2.2.1. Керує службою діловодства на підприємстві.
2.2.2. Забезпечує своєчасне оброблення одержаної та відправленої кореспонденції, її доставку за призначенням, здійснює систематичний контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.
2.2.3. Організовує роботу, яка полягає у прийманні матеріалів і документів, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва підприємства, їх реєстрації, обліку і передаванні у відповідні структурні підрозділи, зберіганні матеріалів поточного діловодства, формування справ і їх направленні на державне зберігання.
2.2.4. Розробляє інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві та в його підрозділах, номенклатуру справ.
2.2.5. Розробляє пропозиції щодо удосконалення системи діловодства, впроваджує їх, вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, засобами автоматизації управлінської справи тощо.
2.2.6. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах підприємства, контроль за правильним формуванням та зберіганням матеріалів, своєчасним передаванням їх до архіву, підготовкою довідок про додержання строків виконання документів.
2.2.7. Забезпечує друкування і розмножування службових документів.
2.2.8. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад, організовує їх технічне обслуговування.
2.2.9. Організовує документи на службові відрядження, реєструє працівників, які прибувають у відрядження на підприємство.
2.2.10. Забезпечує виконання вимог охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин та організаційної техніки.
2.2.11. Бере участь у складанні комплексних планів поліпшення умов і безпеки праці підприємства.
2.2.12. Організовує контроль за виконанням планів поліпшення умов і безпеки праці для працівників канцелярії.
2.2.13. Розробляє та своєчасно переглядає інструкції з охорони праці за професіями і видами робіт для працівників канцелярії.
2.2.14. Бере участь у роботі комісії з перевірки знань з питань охорони праці працівників канцелярії; складає перелік питань для перевірки знань з питань охорони праці.
3. ПРАВА
3.1. Завідувач канцелярії має право:
а) контролювати виконання заходів з охорони праці у канцелярії;
б) контролювати виконання комплексних заходів поліпшення умов і безпеки праці;
в) надавати директору підприємства пропозиції щодо притягнення до відповідальності зловмисних порушників правил охорони праці, а також заохочення працівників, які сприяють покращенню стану охорони праці на виробництві.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
4.1. Несе відповідальність за виконання покладених на нього цією інструкцією обов'язків.
4.2. Несе персональну відповідальність за створення безпечних і здорових умов праці на робочих місцях працівників канцелярії, реалізацію комплексних заходів поліпшення умов і безпеки праці за напрямом своєї діяльності.
4.3. За порушення законів та інших нормативно-правових актів про охорону праці, створення перешкод у діяльності посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці, а також представників профспілок, їх організацій та об'єднань завідувач канцелярії може притягатися до дисциплінарної, адміністративної, матеріальної, кримінальної відповідальності згідно з законом.
5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ
5.1. В своїй роботі підпорядковується директору підприємства.
5.2. Керує працівниками канцелярії.
5.3. З питань охорони праці завідувач канцелярії організовує та контролює виконання приписів та вимог органів державного нагляду за охороною праці, служби охорони праці підприємства за напрямком своєї діяльності.
УЗГОДЖЕНО:
Начальник (спеціаліст) служби
охорони праці підприємства ________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Юрисконсульт ________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Посадову інструкцію отримав ________ _________________
(підпис) (розшифровка підпису)