Посадова інструкція завідувача архівом
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана посадова інструкція (далі – інструкція) визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність завідувача архівом.
1.2. Інструкція розроблена на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників – Випуск 1. Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності, затвердженого наказом Мінпраці України від 16.02.1998 зі змінами, затвердженими Мінпраці України 26.02.1999, 15.04.1999, 10.12.1999, 14.02.2000, 23.05.2000, 12.12.2000 з урахуванням вимог Закону України “Про охорону праці” (нова редакція від 21.11.2002 № 229-IV), згідно зі статтею 13 якого у посадових інструкціях повинні бути визначені обов’язки з питань охорони праці, права та відповідальність посадових осіб за виконання покладених на них функцій.
1.3. Завідувач архівом призначається на посаду і звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку за наказом директора.
1.4. Завідувач архівом підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.5. Кваліфікаційні вимоги.
Повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (спеціаліст, бакалавр або молодший спеціаліст). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж роботи з ведення архівної справи: для спеціаліста або бакалавра - не менше 2 років, молодшого спеціаліста - не менше 3 років.
1.6. Завідувач архівом повинен знати:
1.6.1. Керівні матеріали органів, які регламентують роботу архівів.
1.6.2. Порядок оформлення і чинну систему класифікації матеріалів, що надходять до архіву.
1.6.3. Державну систему діловодства.
1.6.4. Структуру підприємства.
1.6.5. Організацію праці та управління в архівних установах.
1.6.6. Основи трудового законодавство України.
2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ
2.1. Функціональні обов'язки завідувача архівом визначені на основі кваліфікаційної характеристики за даною посадою.
2.2. Завідувач архівом:
2.2.1. Організовує ведення архівної справи на підприємстві.
2.2.2. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання, реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів.
2.2.3. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє номенклатуру справ поточного діловодства.
2.2.4. Керує роботою з упорядкування довідкового апарату, який полегшує облік і використання архівних матеріалів.
2.2.5. Надає необхідну методичну допомогу, інструктує працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здавання матеріалів до архіву.
2.2.6. Контролює своєчасне надходження до архіву документів, які закінчені діловодством.
2.2.7. Забезпечує проведення роботи з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів, відбору матеріалів на постійне і тимчасове зберігання, складання актів про передавання документів до державних архівів, списання і знищення матеріалів, термін зберігання яких минув.
2.2.8. Здійснює контроль за станом документів, своєчасним їх відновленням і заміною, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для зберігання документів.
2.2.9. Організовує підготовку необхідних довідок на основі даних, які є в наявності в матеріалах архіву, готує встановлену звітність.
2.2.10. Бере участь у розробленні положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи на підприємстві.
2.2.11. Забезпечує виконання вимог охорони праці та пожежної безпеки під час виконання робіт в архіві.
2.2.12. Бере участь у складанні комплексних планів поліпшення умов і безпеки праці підприємства.
2.2.13. Організовує контроль за виконанням планів поліпшення умов і безпеки праці для працівників архіву.
2.2.14. Забезпечує зберігання актів про нещасний випадок на виробництві за формою Н-1, карт умов праці для робочих місць, звітів, інших документів з охорони праці протягом встановлених законодавством, нормативним актами та керівними документами термінів.
2.2.15. Забезпечує визначення наукової і практичної цінності раціоналізаторських пропозицій, винаходів, звітів про виконання науково-дослідних та дослідно - конструкторських робіт з охорони праці, що здаються на зберігання до архіву, їх швидкісний пошук та передачу посадовим особам підприємства за встановленим порядком для використання за призначенням у разі необхідності.
2.2.16. Бере участь у роботі комісії з перевірки стану охорони праці на підприємстві за напрямом своєї діяльності.
3. ПРАВА
3.1. Завідувач архівом має право:
а) контролювати виконання заходів з охорони праці в архіві;
б) контролювати правильність і цільове витрачання коштів, виділених на виконання заходів з охорони праці;
в) контролювати виконання комплексних заходів поліпшення умов і безпеки праці;
г) надавати директору підприємства пропозиції щодо притягнення до відповідальності зловмисних порушників правил охорони праці, а також заохочення працівників, які сприяють покращенню стану охорони праці на виробництві.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
4.1. Несе відповідальність за виконання покладених на нього цією інструкцією обов'язків.
4.2. Несе персональну відповідальність за створення безпечних і здорових умов праці на робочих місцях працівників архіву, реалізацію комплексних заходів поліпшення умов і безпеки праці за напрямом своєї діяльності.
4.3. За порушення законів та інших нормативно - правових актів про охорону праці, створення перешкод у діяльності посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці, а також представників профспілок, їх організацій та об'єднань завідувач архівом може притягатися до дисциплінарної, адміністративної, матеріальної, кримінальної відповідальності згідно з законом.
5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ
5.1. В своїй роботі підпорядковується директору підприємства.
5.2. Керує працівниками архіву.
5.3 З питань охорони праці завідувач архівом організовує та контролює виконання приписів та вимог органів державного нагляду за охороною праці, служби охорони праці підприємства за напрямком своєї діяльності.
5.4. Разом з начальником відділу охорони праці розробляє номенклатуру справ у галузі діловодства з охорони праці.
УЗГОДЖЕНО:
Начальник (спеціаліст) служби
охорони праці підприємства ________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Юрисконсульт ________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Посадову інструкцію отримав ________ _________________
(підпис) (розшифровка підпису)