Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Положення про канцелярію

Положення про канцелярію

  1. 1. Загальні положення канцелярії

1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. Канцелярія створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

1.3. Канцелярія підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

1.4. Керівництво канцелярії:

1.4.1. Канцелярію очолює завідувач, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.

1.4.2 Завідувач канцелярією має ____ заступника (ів).

1.4.3 Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) завідувачем канцелярією.

1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів  у канцелярії, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням завідувача канцелярією.

  1. 2. Структура канцелярії

2.1. Склад і штатну кількість канцелярії затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням завідувача канцелярією і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2. До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)

2.3. Завідувач канцелярією розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

  1. 3. Задачі і функції підрозділу

Задачі

Функції

3.1

Організація діловодства на підприємстві.

Ведення діловодства на підприємстві.

Забезпечення своєчасної обробки кореспонденції, що надходить і надсилається, її доставка за призначенням.

Робота з реєстрації, обліку, збереженню і передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва.

Формування справ і їхня здача на збереження.

Розробка і впровадження нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалення автоматизованих систем і технологій (з урахуванням застосування засобів обчислювальної техніки).

3.2

Забезпечення єдиного порядку документаційного забезпечення підприємства.

Розробка інструкцій з діловодства на підприємстві та їх впровадження.

Пошук і підготовка інструктивних і довідкових матеріалів, необхідних для організації діловодства на підприємстві.

Методичне керівництво діловодством у підрозділах підприємства, контроль за правильним формуванням, збереженням і вчасною здачею справ в архів.

Розробка й організація заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії.

Виконання копіювальних  робіт.

Виконання машинописних робіт (прийом матеріалу для друку, розподіл між друкарками, облік вироблення, здача виконаної роботи).

3.3

Контроль за виконанням документів і підготовкою документів до передачі в архів.

Контроль за термінами виконання документів, їхнім правильним оформленням.

Розробка заходів щодо захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю.

Складання звітів, довідок, відомостей за результатами контролю за виконанням.

Розробка пропозицій по встановленню виконавської дисципліни, по виконанню структурними підрозділами доручень, про заслуховування на нарадах керівників структурних підрозділів і окремих фахівців, що допускають прострочення у виконанні рішень і доручень.

Розробка і забезпечення режиму доступу до документації і використання інформації, що міститься в ній.

  1. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти.

4.2. Внутрішні документи:

Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5. Взаємодія канцелярії з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, канцелярія взаємодіє:

Підрозділ

З питань

5.1

З усіма підрозділами підприємства

- ведення діловодства;

- організації контролю і перевірки виконання вказівок канцелярії;

- підготовки і представлення документів;

- передачі вхідної кореспонденції і прийому вихідної;

- одержання і видачі документів, що підлягають копіюванню і розмноженню;

  1. Права канцелярії

6.1. Канцелярія має право:

6.1.1. Давати вказівки структурним підрозділам підприємства з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному положенні.

6.1.2. Вимагати й одержувати від структурних підрозділів підприємства матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.

6.1.3. Вимагати надання звітів та інформації про виконання документів, доручень і рішень.

6.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.

6.1.5. Вносити пропозиції керівництву підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб підприємства за результатами перевірок.

6.1.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.

6.1.7. ...

6.2. Завідувач канцелярією також має право:

6.2.1. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю канцелярії.

6.2.2. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

  1. Відповідальність канцелярії

7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе завідувач канцелярією.

7.2. На завідувача канцелярією покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

7.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової і виробничої дисципліни.

7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

7.2.7. Відповідність чинному законодавству проектів наказів, інструкцій, положень, постанов і інших документів, що візуються ним.

7.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

  1. Заключні положення

8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у канцелярії керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в

(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій і т.д.)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(заступником генерального директора, генеральним директором і т.д.)

за наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій і т.д.)

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.2000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00