Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Положення про відділ збуту

Положення про відділ збуту

  1. 1. Загальні положення відділу збуту

1.1. Відділ збуту є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

1.3. Відділ підпорядковується безпосередньо директору підприємства (комерційному директору).

1.4. Керівництво відділу:

1.4.1. Відділ очолює начальник відділу збуту, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.

1.4.2 Начальник відділу збуту має ____ заступника (ів).

1.4.3 Обов'язку заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу збуту.

1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів  у складі відділу збуту, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника відділу збуту.

  1. 2. Структура відділу збуту

2.1. Структуру і штатну кількість відділу збуту затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу збуту і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2. До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)

2.3. Начальник відділу збуту розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

  1. 3. Задачі і функції підрозділу

Задачі

Функції

3.1

Організація збуту продукції.

Участь у підготовці прогнозів, проектів перспективних і поточних планів виробництва і реалізації продукції, у проведенні маркетингових досліджень по вивченню попиту на продукцію підприємства, перспектив розвитку ринків збуту.

Підготовка і висновок договорів на постачання продукції споживачам.

Узгодження умов постачань.

Складання планів постачань і їхнє узгодження з планами виробництва з метою забезпечення здачі готової продукції виробничими підрозділами в терміни, по номенклатурі, комплектності і якості відповідно до замовлень і укладених угод.

Виконання плану реалізації продукції.

Контроль за виконанням підрозділами підприємства замовлень, договірних зобов'язань.

Ведення листування про прибуття вантажів до контрагентів.

Постійне відстеження ринку своєї продукції, покупка зразків продукції, вироблених підприємствами-конкурентами, порівняння якості і попиту на цю продукцію з власною продукцією і при необхідності доведення якості до необхідних рівнів.

Узгодження планів постановки на виробництво нових видів продукції.

Підготовка пропозицій по зменшенню обсягів виробництва продукції з обмеженим попитом і зняттю з виробництва продукції, що користується низьким попитом.

Підготовка і проведення заходів щодо формування збутової мережі.

3.2

Формування збутової мережі.

Створення і підтримка інформаційної бази даних про:

Кількість покупців кожного виду продукції.

Покупців (організаційно-правові форми; адреси для листування; відвантажувальні і платіжні реквізити; номери телефонів, факсів; прізвища керівників і провідних спеціалістів покупців; фінансовий стан; обсяг товару для кожного покупця; відомості про споживання продукції з моменту її постачання; здатність покупців самостійно робити продукцію, що поставляється їм,; плани на перспективу; можливості кооперації по сировині, ремонтним роботам, транспорту, розробці спільних проектів; можливості переходу до іншого постачальника; володіння покупцем інформацією про стан галузі підприємства і витрати виробництва, зумовлених галузевою приналежністю, умови виробництва, ціни на продукцію, аналогічну виробленій підприємством; можливі варіанти закупівлі продукції у конкурентів, які може розглядати покупець, ін.).

Конкурентів (найменування підприємств, їх географічне положення; відомості про випуск аналогічної (замінної) продукції, географію й обсяги продажів; ціни, упакування, види відвантажень; перспективи розширення продажів конкурентами; порівняльний аналіз роботи конкурентів, їх слабких і сильних сторін; фінансовий стан конкурентів; їхню рекламу).

3.3

Підготовка і висновок договорів на реалізацію продукції.

Розрахунок збутових витрат по окремих видах продукції, районах збуту і споживачах, аналіз зворотних витрат.

Зіставлення збутових витрат по кожному каналу збуту і виду витрат з показниками планів і кошторисами витрат з метою виявлення необґрунтованих витрат, усунення втрат, що виникають у процесі товарообігу.

Розробка і впровадження стандартів підприємства по організації збереження, збуту і транспортування готової продукції, а також заходів щодо удосконалення збутової мережі, форм доставки продукції споживачам, скорочення транспортних витрат, зниження наднормативних залишків готової продукції і прискорення збутових операцій.

3.4

Планування постачань продукції відповідно до укладених договорів.

Формування пропозицій по корегуванню цін на пропоновану продукцію залежно від обсягів продажів.

Організація оптової торгівлі.

Уживання заходів по забезпеченню своєчасної оплати поставленої продукції.

Облік виконання замовлень і договорів, відвантаження і залишків нереалізованої готової продукції.

Своєчасне оформлення збутової документації.

Складання передбаченої звітності по збуту (постачаннях), а також звітів про виконання планів реалізації.

3.5

Виконання планів постачань у терміни і в обсязі відповідно до замовлень і укладених угод.

Вивчення вимог покупців до якості, упакування й асортименту продукції:

- вивчення претензій з виїздом до покупців;

- проведення опитувань споживачів;

- організація спеціальної телефонної служби по консультаціях про користування продукцією і видачу рекомендацій;

Організація закордонних постачань з одночасним створенням за кордоном представництв разом з підприємствами-виробниками аналогічної продукції і використанням їхньої дилерської мережі.

Уживання заходів по своєчасному одержанню форм, специфікацій і інших документів на постачання.

3.6

Облік відвантаженої продукції.

Приймання готової продукції на склади, сортування, комплектація.

Організація раціонального збереження, внутрішнього транспортування, упакування і підготовки продукції до відправлення споживачам.

Визначення потреби в транспортних засобах, механізованих навантажувальних засобах, тарі і робочій силі для відвантаження продукції.

Координація діяльності складів готової продукції.

Складання карток, коморних книг, описів, прибуткових і видаткових накладних, ордерів обліку приходу, витрат, наявності, залишків продукції на складі.

Розробка інструкцій про знижки, терміни й умови платежів.

Підготовка довідок про стан запасів готової продукції.

Складання документації (актів, відомостей, довідок, листування) про нестачу продукції.

Розробка і проведення заходів щодо дотримання режимів економії, зниження наднормативних залишків готової продукції.

Роботи з прийому зворотної тари і вживання заходів по забезпеченню своєчасності і повноти повернення тари покупцями.

Розробка нормативів запасів продукції і контроль за відповідністю їхнього рівня за обсягом і номенклатурою встановлених нормативів.

Підготовка звітів про причини прострочення передачі готової продукції виробничими підрозділами і транспортним відділом.

Збір і систематизація оперативної інформації про:

- обсяги запасів продукції на складах;

- обсяг виробничого заділу;

- рівні завантаження виробничих потужностей;

- терміни виконання замовлень;

- технічні умови продукції;

- ціни на всі види продукції і граничні розміри знижок;

- види упакування;

- типи відвантаження;

- терміни одержання продукції споживачами з моменту відвантаження;

- вартість транспортування;

Участь в організації виставок, ярмарків, виставок-продажів і інших заходів рекламування продукції.

Розгляд претензій споживачів, що надходять на підприємство, і підготовка відповідей на пред'явлені позови.

Підготовка претензій і позовів до контрагентів при порушенні ними договірних зобов'язань.

Врегулювання взаємин з контрагентами, ведення листування і прийом представників з питань реалізації продукції і розрахунків з ними.

  1. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти.

4.2. Внутрішні документи:

Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5. Взаємодія відділу збуту з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, відділ збуту взаємодіє:

Підрозділ

Одержання

Надання

5.1

З виробничими підрозділами

- звітів про виконання виробничих завдань з обсягу виробництва продукції, якості, заданої номенклатури (асортименту);

- готової продукції по затвердженій номенклатурі;

- звітів про виявлення й усунення обставин, що спричинили випуск браку;

- первинної документації по обліку виробів, простоїв;

- документації про здачу продукції у відділ збуту;

- ...

- планів постачань продукції

- запитів про причини порушення планів передачі готової продукції на склади готової продукції відділу збуту;

- пропозицій щодо змін термінів і графіків передачі продукції на склади готової продукції;

- копій претензій до якості продукції, надісланих контрагентами;

- документації про прийом продукції від виробничих підрозділів;

5.2

З відділом контролю якості

- документів, що підтверджують якість продукції (сертифікатів, паспортів і т.д.);

- документів, що супроводжують продукцію і належать до передачі покупцям;

- дозволів на пломбування шухляд, контейнерів, вагонів;

- звітів про розгляд рекламацій до якості продукції, відомостей про причини пред'явлення рекламацій;

- зразків пакувальних ярликів;

- рекламацій і претензій до якості продукції, отриманих підприємством від споживачів;

- даних про повернення неякісної, некомплектної продукції;

- ...

5.3

З виробничо-диспетчерським відділом

- планів виробництва продукції і відомостей про внесені зміни;

- нормативно-планових розрахунків по визначенню розмірів партій запуску, термінів подач і норм запасів;

- відомостей про міри, вжиття задля попередження й усунення порушень ходу виробничого процесу;

- відомостей про норми заділів на ділянках  і в цехах і їхнє дотримання;

- відомостей про відвантаження продукції;

- переліку продукції, у здачі якої допущене відставання від графіків;

- даних про загальну кількість поставленої продукції відповідно до номенклатури, передбаченої укладеними угодами;

- ...

5.4

З відділом головного технолога

- повідомлень про технологічні зміни, внесені у продукцію, що випускається, її упакування;

- проектів введення нових технологій;

- технічної документації по якості;

- умов упакування, вантажно-розвантажувальних робіт, транспортування і збереження;

- пропозицій по збільшенню обсягів виробництва продукції, що користується найбільшим попитом, і по запуску у виробництво нових видів продукції;

- інформації про рекламації до якості продукції; обсяги реалізації продукції по окремих позиціях товарної номенклатури;.

5.5

З транспортним відділом

- оперативних, місячних, квартальних і річних планів-графіків транспортних перевезень продукції;

- умов договорів щодо доставки продукції покупцям;

- звітів про передачу товарів покупцям чи здачі стороннім організаціям перевізниками;

- транспортно-експедиційної документації з оцінками передачі і прийому продукції покупцями;

- звітів про виконання планів по завантаженню і вивантаженню, централізованому вивозу продукції;

- планів постачання продукції по укладених договорах і планів відвантаження;

- заявок на подачу транспортних засобів;

- інструкцій і вимог до перевезення продукції різними видами транспорту;

- ...

5.6

З планово-економічним відділом

- планів реалізації продукції (виконання робіт, надання послуг) на місяць, квартал, рік;

- планів виробництва для укладання угод з контрагентами;

- затверджених цін на продукцію (роботи, послуги);

- ...

- планів і графіків відвантаження продукції;

- звітів про виконання планів по відвантаженню покупцям готової продукції;

- даних про стан запасів готової продукції і їхню відповідність затвердженим нормативам;

- звітів про виконання графіків постачань і інших умов договорів;

5.7

З фінансовим відділом

- інформації про неоплачені контрагентами рахунки;

- відомостей банків про виставлені покупцями (замовниками) акредитиви;

- повідомлень про застосування фінансових санкцій до покупців (замовників), що порушили зобов'язання по перерахуванню коштів за придбані товари;

- ...

- проектів договорів і угод на постачання, продаж готової продукції;

- прогнозів і планів реалізації продукції;

- даних про стан запасів готової продукції і їхню відповідність затвердженим нормативам;

- планів і графіків відвантаження продукції;

- даних про залишки продукції на складах;

- рахунків, виставлених контрагентам за відвантажену продукцію

5.8

З головною бухгалтерією

- даних про обіг продукції;

- норм запасів продукції на складах;

- норм природного збитку;

- підсумків інвентаризації продукції;

- ...

- товарно-супровідної документації;

- звітів про відвантажену контрагентам продукцію;

- відомостей про стан запасів продукції на складах готової продукції;

- рахунків, виставлених контрагентам за відвантажену продукцію;

- даних про повернення продукції контрагентами;

- інформації про витрати, зроблених на відвантаження продукції;

- копій рекламацій, пред'явлених підприємству;

- відомостей про псування, ушкодження, втрату продукції;

- актів про списання продукції;

5.9

З відділом маркетингу

- узагальненої інформації про попит на продукцію, що випускається підприємством,, у тому числі по окремих позиціях номенклатури;

- відомостей про конкурентне середовище з питань цінової політики, обсяги обороту, конкурентноздатність, швидкість реалізації продукції;

- інформації про стан товарного ринку;

- відомостей про великих покупців продукції (передбачувані і дійсні обсяги оборотів, фінансову спроможність, стійкість на товарному ринку, ін.);

- відомостей про плановані виставки, ярмарки;

- відомостей про укладені угоди постачання;

- планів реалізації продукції на місяць, квартал, рік;

- заявок на проведення маркетингового аналізу оптових і роздрібних цін на реалізовану продукцію;

- відкликань контрагентів про продукцію, що поставляється;

- документів, необхідних для оформлення участі у виставках, ярмарках;

- ...

5.10

З юридичним відділом

- результатів правової експертизи представлених для візування договорів, наказів, розпоряджень, інструкцій;

- проектів договорів по реалізації продукції;

- пропозицій по корегуванню типових господарських договорів залежно від специфіки окремих контрагентів;

- висновків і відповідей на пред'явлені контрагентами претензії і позови з приводу порушень підприємством договірних зобов'язань;

- узгоджених претензій і позовів до контрагентів із приводу порушення ними договірних зобов'язань;

- роз'яснення діючого законодавства і порядку його застосування;

- аналізу змін і доповнень цивільного законодавства;

- наказів, розпоряджень, інструкцій для візування і правової експертизи;

- узгоджених умов угод по реалізації продукції;

- пред'явлених контрагентами претензій і позовів із приводу порушення чи невиконання підприємством договірних зобов'язань;

- відомостей про порушення контрагентами договірних зобов'язань, недотримання термінів постачань і оплати поставленої продукції;

- заявок на пошук необхідних нормативно-правових документів і на роз'яснення діючого законодавства;

- ...

  1. Права відділу збуту

6.1. Відділ збуту має право:

6.1.1. Давати виробничим підрозділам підприємства вказівки з питань збуту продукції.

6.1.2. Не приймати брак , некомплектну продукцію.

6.1.3. Вимагати й одержувати від усіх структурних підрозділів підприємства відомості, необхідні для виконання покладених на відділ задач.

6.1.4. Самостійно вести листування з питань реалізації продукції, а також з інших питань, що входять у компетенцію відділу і не потребують рішення керівника підприємства.

6.1.5. Виступати у встановленому порядку від імені підприємства з питань, що відносяться до компетенції відділу, у взаєминах з державними і муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами.

6.1.6. Давати роз'яснення, рекомендації і вказівки з питань, що входять у компетенцію відділу.

6.1.7. Вносити пропозиції керівництву підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб підприємства за результатами перевірок.

6.1.8. Проводити наради і брати участь у нарадах з питань реалізації продукції, що проводяться на підприємстві.

6.2. Начальник відділу збуту підписує збутові, товарно-супровідні документи.

6.3. Начальник відділу збуту також має право:

6.3.1. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників відділу, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладання стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

  1. Відповідальність відділу збуту

7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій відділу несе начальник відділу збуту.

7.2. На начальника відділу збуту покладається персональна відповідальність у випадку:

7.2.1. Невідповідності законодавству виданих відділом інструкцій, наказів, що виписуються, рахунків, порушень правил обліку і звітності.

7.2.2. Складання, затвердження і надання недостовірної зведеної звітності і порушення термінів її представлення у відповідні підрозділи підприємства.

7.2.3. Незабезпечення збереженості товарно-матеріальних цінностей.

7.2.4. Незабезпечення чи неналежного забезпечення керівництва підприємства інформацією з питань роботи відділу збуту.

7.2.5. Невірогідності і несвоєчасності надання керівникам підрозділів інформації про обсяги запасів продукції на складах і обсяги виробничого заділу, терміни й обсяги виконання угод, ін.

7.2.6. Несвоєчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.

7.2.7. Допущення використання інформації співробітниками відділу не в службових цілях.

7.2.8. Недотримання трудового розпорядку співробітниками відділу.

7.2.9. Перевитрати коштів на утримання відділу.

7.3. Відповідальність співробітників відділу збуту встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

  1. Заключні положення

8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у відділі збуту керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в

(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій тощо)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається  обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(комерційним директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо)

За наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.2000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00


 

Помощь специалисту