Положення про відділ документаційного та інформаційного забезпечення
- 1. Загальні положення відділу документаційного та інформаційного забезпечення
1.1. Відділ документаційного та інформаційного забезпечення є самостійним структурним підрозділом підприємства.
1.2. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
1.3. Відділ підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. Керівництво відділу:
1.4.1. Відділ очолює начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.
1.4.2 Начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення має ____ заступника (ів).
1.4.3 Обов'язки заступника ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу документаційного й інформаційного забезпечення.
1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів у складі відділу документаційного та інформаційного забезпечення, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення.
- 2. Структура відділу документаційного та інформаційного забезпечення
2.1. Структуру і штатну кількість відділу документаційного та інформаційного забезпечення затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення і за узгодженням з
|
|
|
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
|
2.2. До складу відділу входять
|
|
|
(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.) |
2.3. Начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
2.4. ...
- 3. Задачі і функції підрозділу
|
№ |
Задачі |
Функції |
|
3.1 |
Організація і супровід документаційного забезпечення діяльності підприємства. |
Розробка і реалізація концепції інформатизації (за винятком правової) підрозділів підприємства. Реалізація і супровід офісних інформаційних технологій у підрозділах підприємства. Створення і супровід довідково-інформаційного фонду підприємства. Ведення діловодства. Впровадження й удосконалення автоматизованої системи "Діловодство", супровід її програмного та інформаційного забезпечення, а також впровадження технологічної бази даних. Формування зведеної номенклатури справ підприємства. Оформлення, випуск, облік наказів і розпоряджень керівництва підприємства. Виготовлення й облік друкарсько-бланкової продукції, печаток, штампів, впровадження електронних методів збереження і підготовки бланкової продукції. Створення, супровід і розвиток експериментально-моделюючих стендів для відпрацьовування перспективних інформаційних і документаційних технологій і спеціалізованих програмно-технічних комплексів. Організаційно-методичне керівництво службами діловодства на підприємстві (у структурних підрозділах). |
|
3.2 |
Інформатизація підрозділів підприємства. |
Організація експлуатації, програмно-технічного супроводу й адміністрування локальної обчислювальної мережі підприємства, а також забезпечення і координація робіт з її модернізації і розвитку. Розробка і реалізація технології внутрішнього безпаперового документообігу. Виконання оперативних робіт і доручень, пов'язаних з виготовленням спеціальної поліграфічної продукції на основі автоматизованих принтофісних технологій. Ведення і розвиток програмно-інформаційного фонду підприємства, у тому числі ліцензій і програм, придбаних підприємством, відділом. |
|
3.3 |
Забезпечення єдності інформаційних і документаційних технологій у підрозділах підприємства. |
Машинописне виготовлення документів. Виконання копіювально-множних, диктофонних, стенографічних і звукотехнічних робіт. Упровадження, розвиток і експлуатація ретрографічних технологій і копіювально-розмножувальної техніки. Забезпечення технічної та інформаційно-технологічної підтримки усіх видів роботи з документами і дорученнями. Експедиційна обробка, прийом, реєстрація, облік, збереження, доставка і розсилання кореспонденції (вхідної, вихідної, внутрішньої), у тому числі переданої по спеціальних засобах зв'язку. Забезпечення оперативного проходження на підприємстві документів і службової кореспонденції. |
|
3.4 |
Удосконалення інформаційного і документаційного забезпечення на підприємстві на підставі єдиної технічної політики і застосування сучасних програмно-технічних комплексів підготовки й обробки документів. |
Впровадження автоматизованої системи підготовки текстів документів. Розробка уніфікованих шаблонів, форм, проектів бланків документів. |
|
3.5 |
Організація і забезпечення спеціального документального зв'язку з підрозділами підприємства, іншими підприємствами, організаціями й установами, а також контроль за станом зв'язку. |
Забезпечення підрозділів підприємства печатками і штампами. Документаційне забезпечення нарад і інших заходів на підприємстві та поза підприємством. Участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації автоматизованих інформаційних систем, а також новітніх інформаційних технологій. Забезпечення відповідного режиму доступу до документів і використання інформації, що міститься в них. |
|
3.6 |
Комплектування, забезпечення збереженості, облік і використання архівного фонду документів, створених в процесі діяльності підприємства. |
Створення кабінетних бібліотек підприємства. Організація навчання комп'ютерним і ретрографічним технологіям співробітників підрозділів. Аналіз друкованих і електронних засобів масової інформації. Створення інформаційного банку даних, відео- і фонотеки за матеріалами ЗМИ. Переклад з іноземних мов і на іноземні мови наукової, технічної, економічної й іншої спеціальної літератури, патентних описів, нормативно-технічної і товаросупроводжувальної документації, листування з закордонними організаціями, матеріалів конференцій, нарад. |
- Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5. Взаємодія відділу документаційного та інформаційного забезпечення з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, відділ документаційного й інформаційного забезпечення взаємодіє:
|
№ |
Підрозділ |
З питань |
|
5.1 |
З усіма підрозділами підприємства - |
- ведення діловодства; - організації контролю і перевірки виконання документів, доручень і рішень; - підготовки і надання документів; - передачі вхідної кореспонденції і прийому вихідної, руху внутрішньої документації; - одержання і видачі документів, що підлягають друку, копіюванню, розмноженню; - інформаційного забезпечення діяльності підприємства; - ...
|
|
5.2 |
З господарським відділом; відділом матеріально-технічного постачання |
- забезпечення оргтехнікою, устаткуванням, канцелярським приладдям; - забезпечення ремонту оргтехніки, копіювально-розмножувального устаткування, ін.; - ...
|
|
5.3 |
Зі службами АСУ |
розробки і впровадження інформаційних технологій і застосування засобів обчислювальної техніки.
|
|
5.4 |
З юридичним відділом |
по правових питаннях, пов'язаних із підготовкою документів.
|
- Права відділу документаційного та інформаційного забезпечення
Відділ документаційного та інформаційного забезпечення має право:
6.1. Здійснювати перевірку організації діловодства в структурних підрозділах підприємства і доповідати керівництву про результати перевірок.
6.2. Запитувати в структурних підрозділах документи й інформацію, необхідну для виконання контрольних функцій відділу.
6.3. Повертати на доопрацювання документи, оформлені в підрозділах підприємства з порушенням інструкції з діловодства.
6.4. Залучати фахівців структурних підрозділів підприємства до підготовки проектів нормативно-методичних документів з питань документаційного забезпечення, діловодства і ведення архіву.
6.5. Брати участь у формуванні замовлень, опрацюванні контрактів на закупівлі програмних, технічних засобів і видаткових матеріалів.
- Відповідальність відділу документаційного та інформаційного забезпечення
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення.
7.2. На начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Організацію діяльності відділу по виконанню покладених на нього задач і функцій.
7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства відповідно до діючих правил та інструкцій.
7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
7.2.4. Дотримання співробітниками відділу трудової і виробничої дисципліни.
7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться у відділі, і дотримання правил пожежної безпеки.
7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників відділу.
7.2.7. Дотримання режиму доступу до інформації, що є державною, комерційною і службовою таємницею, а також використання цієї інформації співробітниками відділу в службових цілях.
7.3. Відповідальність співробітників відділу документаційного та інформаційного забезпечення встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
- Заключні положення
8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у відділі документаційного та інформаційного забезпечення керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в
|
|
|
(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій тощо) |
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
|
|
|
(заступником генерального директора, генеральним директором тощо) |
За наданням
|
|
|
(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо) |
|
Керівник структурного підрозділу |
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
УЗГОДЖЕНО: |
|
||
|
Начальник юридичного відділу |
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.2000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений: |
|
|
|
|
|
(підпис) |
(прізвище, ініціали) |
|
|
|
00.00.00 |
|
|