Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная Примеры документов Зразки положення про відділи Положення про відділ документаційного та інформаційного забезпечення

Положення про відділ документаційного та інформаційного забезпечення

Положення про відділ документаційного та інформаційного забезпечення

  1. 1. Загальні положення відділу документаційного та інформаційного забезпечення

1.1. Відділ документаційного та інформаційного забезпечення є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

1.3. Відділ підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

1.4. Керівництво відділу:

1.4.1. Відділ очолює начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.

1.4.2 Начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення має ____ заступника (ів).

1.4.3 Обов'язки заступника ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу документаційного й інформаційного забезпечення.

1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів у складі відділу документаційного та інформаційного забезпечення, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення.

  1. 2. Структура відділу документаційного та інформаційного забезпечення

2.1. Структуру і штатну кількість відділу документаційного та інформаційного забезпечення затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2. До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)

2.3. Начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення розподіляє обов'язки  між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

2.4. ...

  1. 3. Задачі і функції підрозділу

Задачі

Функції

3.1

Організація і супровід документаційного забезпечення діяльності підприємства.

Розробка і реалізація концепції інформатизації (за винятком правової) підрозділів підприємства.

Реалізація і супровід офісних інформаційних технологій у підрозділах підприємства.

Створення і супровід довідково-інформаційного фонду підприємства.

Ведення діловодства.

Впровадження й удосконалення автоматизованої системи "Діловодство", супровід її програмного та інформаційного забезпечення, а також впровадження технологічної бази даних.

Формування зведеної номенклатури справ підприємства.

Оформлення, випуск, облік наказів і розпоряджень керівництва підприємства.

Виготовлення й облік друкарсько-бланкової продукції, печаток, штампів, впровадження електронних методів збереження і підготовки бланкової продукції.

Створення, супровід і розвиток експериментально-моделюючих стендів для відпрацьовування перспективних інформаційних і документаційних технологій і спеціалізованих програмно-технічних комплексів.

Організаційно-методичне керівництво службами діловодства на підприємстві (у структурних підрозділах).

3.2

Інформатизація підрозділів підприємства.

Організація експлуатації, програмно-технічного супроводу й адміністрування локальної обчислювальної мережі підприємства, а також забезпечення і координація робіт з її модернізації і розвитку.

Розробка і реалізація технології внутрішнього безпаперового документообігу.

Виконання оперативних робіт і доручень, пов'язаних з виготовленням спеціальної поліграфічної продукції на основі автоматизованих принтофісних технологій.

Ведення і розвиток програмно-інформаційного фонду підприємства, у тому числі ліцензій і програм, придбаних підприємством, відділом.

3.3

Забезпечення єдності інформаційних і документаційних технологій у підрозділах підприємства.

Машинописне виготовлення документів.

Виконання копіювально-множних, диктофонних, стенографічних і звукотехнічних робіт.

Упровадження, розвиток і експлуатація ретрографічних технологій і копіювально-розмножувальної техніки.

Забезпечення технічної та інформаційно-технологічної підтримки усіх видів роботи з документами і дорученнями.

Експедиційна обробка, прийом, реєстрація, облік, збереження, доставка і розсилання кореспонденції (вхідної, вихідної, внутрішньої), у тому числі переданої по спеціальних засобах зв'язку.

Забезпечення оперативного проходження на підприємстві документів і службової кореспонденції.

3.4

Удосконалення інформаційного і документаційного забезпечення на підприємстві на підставі єдиної технічної політики і застосування сучасних програмно-технічних комплексів підготовки й обробки документів.

Впровадження автоматизованої системи підготовки текстів документів.

Розробка уніфікованих шаблонів, форм, проектів бланків документів.

3.5

Організація і забезпечення спеціального документального зв'язку з підрозділами підприємства, іншими підприємствами, організаціями й установами, а також контроль за станом зв'язку.

Забезпечення підрозділів підприємства печатками і штампами.

Документаційне забезпечення нарад і інших заходів на підприємстві та поза підприємством.

Участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації автоматизованих інформаційних систем, а також новітніх інформаційних технологій.

Забезпечення відповідного режиму доступу до документів і використання інформації, що міститься в них.

3.6

Комплектування, забезпечення збереженості, облік і використання архівного фонду документів, створених в процесі діяльності підприємства.

Створення кабінетних бібліотек підприємства.

Організація навчання комп'ютерним і ретрографічним технологіям співробітників підрозділів.

Аналіз друкованих і електронних засобів масової інформації.

Створення інформаційного банку даних, відео- і фонотеки за матеріалами ЗМИ.

Переклад з іноземних мов і на іноземні мови наукової, технічної, економічної й іншої спеціальної літератури, патентних описів, нормативно-технічної і товаросупроводжувальної документації, листування з закордонними організаціями, матеріалів конференцій, нарад.

  1. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти.

4.2. Внутрішні документи:

Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5. Взаємодія відділу документаційного та інформаційного забезпечення з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, відділ документаційного й інформаційного забезпечення взаємодіє:

Підрозділ

З питань

5.1

З усіма підрозділами підприємства -

- ведення діловодства;

- організації контролю і перевірки виконання документів, доручень і рішень;

- підготовки і надання документів;

- передачі вхідної кореспонденції і прийому вихідної, руху внутрішньої документації;

- одержання і видачі документів, що підлягають друку, копіюванню, розмноженню;

- інформаційного забезпечення діяльності підприємства;

- ...

5.2

З господарським відділом; відділом матеріально-технічного постачання

- забезпечення оргтехнікою, устаткуванням, канцелярським приладдям;

- забезпечення ремонту оргтехніки, копіювально-розмножувального устаткування, ін.;

- ...

5.3

Зі службами АСУ

розробки і впровадження інформаційних технологій і застосування засобів обчислювальної техніки.

5.4

З юридичним відділом

по правових питаннях, пов'язаних із підготовкою документів.

  1. Права відділу документаційного та інформаційного забезпечення

Відділ документаційного та інформаційного забезпечення має право:

6.1. Здійснювати перевірку організації діловодства в структурних підрозділах підприємства і доповідати керівництву про результати перевірок.

6.2. Запитувати в структурних підрозділах документи й інформацію, необхідну для виконання контрольних функцій відділу.

6.3. Повертати на доопрацювання документи, оформлені в підрозділах підприємства з порушенням інструкції з діловодства.

6.4. Залучати фахівців структурних підрозділів підприємства до підготовки проектів нормативно-методичних документів з питань документаційного забезпечення, діловодства і ведення архіву.

6.5. Брати участь у формуванні замовлень, опрацюванні контрактів на закупівлі програмних, технічних засобів і видаткових матеріалів.

  1. Відповідальність відділу документаційного та інформаційного забезпечення

7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе начальник відділу документаційного та інформаційного забезпечення.

7.2. На начальника відділу документаційного та інформаційного забезпечення покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Організацію діяльності відділу по виконанню покладених на нього задач і функцій.

7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства відповідно до діючих правил та інструкцій.

7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

7.2.4. Дотримання співробітниками відділу трудової і виробничої дисципліни.

7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться у відділі, і дотримання правил пожежної безпеки.

7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників відділу.

7.2.7. Дотримання режиму доступу до інформації, що є державною, комерційною і службовою таємницею, а також використання цієї інформації співробітниками відділу в службових цілях.

7.3. Відповідальність співробітників відділу документаційного та інформаційного забезпечення встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

  1. Заключні положення

8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у відділі документаційного та інформаційного забезпечення керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в

(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій тощо)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається  обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(заступником генерального директора, генеральним директором тощо)

За наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.2000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00