Охрана Труда

Положення про відділ документаційного забезпечення

1. Загальні положення відділу документаційного забезпечення

.1.    Відділ документаційного забезпечення є самостійним структурним підрозділом підприємства.

.2.    Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

.3.    Відділ підпорядковується безпосередньо виконавчому директору підприємства.

.4.    Керівництво підрозділом:

1.4.1.      Відділ очолює начальник відділу, призначуваний на посаду наказом директора підприємства за наданням виконавчого директора.

1.4.2.      Начальник відділу має ______ заступника (ів).

1.4.3.      Обов'язку заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу.

1.4.4.      Заступник(и) та керівники структурних підрозділів  у складі відділу документаційного забезпечення, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням виконавчого  директора.

1. Структура відділу документаційного забезпечення

2.1. Склад і штатну кількість відділу документаційного забезпечення затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням виконавчого директора і начальника відділу документаційного забезпечення і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2.                       До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців тощо)

2.3. Начальник відділу розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

1. Задачі і функції відділу документаційного забезпечення

№	Задача	Функції
3.1	Забезпечення єдиного порядку організації і діловодства в підрозділах підприємства, уніфікація форм документів, створення зразків документів підприємства	Організація діловодства на підприємстві відповідно до стандартів і нормативно-методичних документів. Організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах підприємства. Організація контролю за вчасною підготовкою документів відповідно до резолюцій керівництва підприємства. Забезпечення відповідного режиму доступу до документів, що мають  графи  конфіденційності,   і  використання інформації, що міститься в них. Складання зведеної номенклатури справ підприємства, контроль за правильним формуванням і оформленням справ у структурних підрозділах. Розробка нормативно-методичних документів з діловодства на підприємстві (інструкцій з роботи з документами, бланків службових документів, уніфікованих форм документів підприємства).
3.2	Реєстрація й облік документів, ведення довідково-інформаційної роботи за документами підприємства	Прийом, реєстрація, облік, збереження і розсилання документації (що надходить, що надсилається, а також внутрішньої); оперативний пошук і видача інформації за документами. Розгляд і перевірка оформлення документів, що надаються для доповіді і на підпис керівництву підприємства. Оформлення документів з відряджень; реєстрація відряджених співробітників. Участь у роботі експертної комісії підприємства з підготовки до передачі в архів документів, що мають довгострокові (постійні) терміни збереження; виділення для знищення документів з термінами збереження, що вже скінчилися.
3.3	Впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами	Участь у постановці задач, розробці, проектуванні і впровадженні нових інформаційних технологій на підприємстві. Проведення заходів щодо підвищення кваліфікації працівників підприємства, зайнятих діловодством.

1. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти, стандарти і нормативно-методичні документи з діловодства.

4.2. Внутрішні документи:

Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Взаємодія відділу документаційного забезпечення з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав відділ документаційного забезпечення взаємодіє:

№	Підрозділ	Одержання	Надання
5.1	З технічними підрозділами і цехами	креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення для реєстрації, обліку і збереження; повідомлень про зміни в документаційного забезпечення; заявок на підбір технічної літератури; актів про списання документаційного забезпечення; заявок на копіювання і розсилання документаційного забезпечення; копій документаційного забезпечення	креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення; технічної літератури; вказівок, інструкцій про порядок оформлення документаційного забезпечення для архіву.
5.2	З відділом організації праці і заробітної плати	затвердженого штатного розкладу; положення про преміювання працівників відділу; консультацій з питань трудового права.	пропозицій щодо формування штатного розкладу відділу
5.3	З відділом матеріально-технічного постачання	матеріально-технічних ресурсів за заявками відділу	заявок   на   необхідні   відділу   матеріально-технічні   ресурси (канцелярські приналежності, оргтехніка тощо).

1. Права відділу документаційного забезпечення

Відділ документаційного забезпечення має право:

6.1. Перевіряти організацію діловодства в структурних підрозділах підприємства, вносити за підсумками перевірок пропозиції і рекомендації їх керівникам для вживання відповідних заходів.

6.2.     Вимагати від керівників структурних підрозділів довідок, інформації, документів, інших матеріалів, необхідних керівництву підприємства, а також інформації про виконання документів, доручень і завдань керівництва.

6.3.     Повертати до структурних підрозділів на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених правил їхнього оформлення.

6.4.      Представляти керівництву підприємства:

6.5.1. Пропозиції про заохочення працівників відділу.

6.5.2. Інформацію про плани відділу і звіт про їхнє виконання.

6.6. Проводити атестацію працівників відділу.

1. Відповідальність відділу документаційного забезпечення

7.1. Начальник відділу документаційного забезпечення несе відповідальність за сумлінне і вчасне виконання функцій, покладених на відділ.

7.2. На начальника відділу документаційного забезпечення покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Дотримання діючого законодавства в процесі керівництва відділом.

7.2.2. Складання, твердження і представлення достовірної інформації про роботу відділу.

7.2.3. Вчасне виконання наказів керівництва.

7.3. Відповідальність працівників відділу документаційного забезпечення встановлюється відповідними посадовими інструкціями.

1. Заключні положення

8.1. У разі виявлення невідповідності якогось пункту положення реальному стану справ у відділі документаційного забезпечення керівником відділу, співробітником або іншою особою, необхідно звернутися до

(служби персоналу, відділу кадрів, експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(технічним  директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо)

За наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

Керівник структурного підрозділу
		(підпис)	(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
Начальник юридичного відділу
(підпис)	(прізвище, ініціали)
00.00.2000
З інструкцією ознайомлений:
		(підпис)	(прізвище, ініціали)
		00.00.00