Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная Примеры документов Зразки положення про відділи Положення про відділ документаційного забезпечення

Положення про відділ документаційного забезпечення

Положення про відділ документаційного забезпечення

  1. Загальні положення відділу документаційного забезпечення

.1.    Відділ документаційного забезпечення є самостійним структурним підрозділом підприємства.

.2.    Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.

.3.    Відділ підпорядковується безпосередньо виконавчому директору підприємства.

.4.    Керівництво підрозділом:

1.4.1.      Відділ очолює начальник відділу, призначуваний на посаду наказом директора підприємства за наданням виконавчого директора.

1.4.2.      Начальник відділу має ______ заступника (ів).

1.4.3.      Обов'язку заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу.

1.4.4.      Заступник(и) та керівники структурних підрозділів  у складі відділу документаційного забезпечення, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням виконавчого  директора.

  1. Структура відділу документаційного забезпечення

2.1. Склад і штатну кількість відділу документаційного забезпечення затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням виконавчого директора і начальника відділу документаційного забезпечення і за узгодженням з

(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)

2.2.                       До складу відділу входять

(структурні підрозділи, групи фахівців тощо)

2.3. Начальник відділу розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.

  1. Задачі і функції відділу документаційного забезпечення

Задача

Функції

3.1

Забезпечення єдиного порядку організації і діловодства в підрозділах підприємства, уніфікація форм документів, створення зразків документів підприємства

Організація діловодства на підприємстві відповідно до стандартів і нормативно-методичних документів.

Організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах підприємства.

Організація контролю за вчасною підготовкою документів відповідно до резолюцій керівництва підприємства.

Забезпечення відповідного режиму доступу до документів, що мають  графи  конфіденційності,   і  використання інформації, що міститься в них.

Складання зведеної номенклатури справ підприємства, контроль за правильним формуванням і оформленням справ у структурних підрозділах.

Розробка нормативно-методичних документів з діловодства на підприємстві (інструкцій з роботи з документами, бланків службових документів, уніфікованих форм документів підприємства).

3.2

Реєстрація й облік документів, ведення довідково-інформаційної роботи за документами підприємства

Прийом, реєстрація, облік, збереження і розсилання документації (що надходить, що надсилається, а також внутрішньої); оперативний пошук і видача інформації за документами.

Розгляд і перевірка оформлення документів, що надаються для доповіді і на підпис керівництву підприємства.

Оформлення документів з відряджень; реєстрація відряджених співробітників.

Участь у роботі експертної комісії підприємства з підготовки до передачі в архів документів, що мають довгострокові (постійні) терміни збереження; виділення для знищення документів з термінами збереження, що вже скінчилися.

3.3

Впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами

Участь у постановці задач, розробці, проектуванні і впровадженні нових інформаційних технологій на підприємстві.

Проведення заходів щодо підвищення кваліфікації працівників підприємства, зайнятих діловодством.

  1. Регламентуючі документи

4.1. Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти, стандарти і нормативно-методичні документи з діловодства.

4.2. Внутрішні документи:

Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

  1. Взаємодія відділу документаційного забезпечення з іншими підрозділами

Для виконання функцій і реалізації прав відділ документаційного забезпечення взаємодіє:

Підрозділ

Одержання

Надання

5.1

З технічними підрозділами і цехами

креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення для

реєстрації, обліку і збереження;

повідомлень про зміни в документаційного забезпечення;

заявок на підбір технічної літератури;

актів про списання документаційного забезпечення;

заявок на копіювання і розсилання документаційного забезпечення;

копій документаційного забезпечення

креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення;

технічної літератури;

вказівок, інструкцій про порядок оформлення документаційного забезпечення для архіву.

5.2

З відділом організації праці і заробітної плати

затвердженого штатного розкладу;

положення про преміювання працівників відділу;

консультацій з питань трудового права.

пропозицій щодо формування штатного розкладу відділу

5.3

З відділом матеріально-технічного постачання

матеріально-технічних ресурсів за заявками відділу

заявок   на   необхідні   відділу   матеріально-технічні   ресурси (канцелярські приналежності, оргтехніка тощо).

  1. Права відділу документаційного забезпечення

Відділ документаційного забезпечення має право:

6.1. Перевіряти організацію діловодства в структурних підрозділах підприємства, вносити за підсумками перевірок пропозиції і рекомендації їх керівникам для вживання відповідних заходів.

6.2.     Вимагати від керівників структурних підрозділів довідок, інформації, документів, інших матеріалів, необхідних керівництву підприємства, а також інформації про виконання документів, доручень і завдань керівництва.

6.3.     Повертати до структурних підрозділів на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених правил їхнього оформлення.

6.4.      Представляти керівництву підприємства:

6.5.1. Пропозиції про заохочення працівників відділу.

6.5.2. Інформацію про плани відділу і звіт про їхнє виконання.

6.6. Проводити атестацію працівників відділу.

  1. Відповідальність відділу документаційного забезпечення

7.1. Начальник відділу документаційного забезпечення несе відповідальність за сумлінне і вчасне виконання функцій, покладених на відділ.

7.2. На начальника відділу документаційного забезпечення покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Дотримання діючого законодавства в процесі керівництва відділом.

7.2.2. Складання, твердження і представлення достовірної інформації про роботу відділу.

7.2.3. Вчасне виконання наказів керівництва.

7.3. Відповідальність працівників відділу документаційного забезпечення встановлюється відповідними посадовими інструкціями.

  1. Заключні положення

8.1. У разі виявлення невідповідності якогось пункту положення реальному стану справ у відділі документаційного забезпечення керівником відділу, співробітником або іншою особою, необхідно звернутися до

(служби персоналу, відділу кадрів, експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).

8.2. Внесена пропозиція розглядається  підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується

(технічним  директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо)

За наданням

(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)

Керівник структурного підрозділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

УЗГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.2000

З інструкцією ознайомлений:

(підпис)

(прізвище, ініціали)

00.00.00