Охрана Труда

Положение об архиве

1. 1. Общие положения архива

1.1. Архив является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. Руководство архива:

1.4.1.Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2.Заведующий архивом имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3.Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим архивом.

1.4.4.Заместитель(и) и руководители структурных подразделений  в архиве, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1. 2. Структура архива

2.1. Состав и штатную численность архива утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архивом и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий архивом распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

2.4. ...

1. 3. Задачи и функции подразделения

№ п/п	Задачи	Функции
3.1	Прием документов на хранение.	Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.). Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов
3.2	Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.	Поиск необходимых документов. Организация использования документов: - информирование работников о составе и содержании документов архива; - выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива; Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Работа по восстановлению документов. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составление установленной отчетности. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.
3.3	Методическое руководство работой служб делопроизводства.	Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Разработка и согласование с Государственным архивом Украины графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.
3.4	Соблюдение состава документов архива	Архив хранит: Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений. Ведомственные издания. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы. Научно-справочный аппарат к документам архива.

1. 4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения архива с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

№ п/п	Подразделение	Получение	Предоставление
5.1	С канцелярией	- ведения делопроизводства; - подготовки и представления документов на хранение в архив; - получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
5.2	Со всеми структурными подразделениями	- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений; - поиска необходимой информации;
5.3	С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения	- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов; - обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;- ...

1. Права архива

6.1. Архив имеет право:

6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении.

6.1.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

6.1.3. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

6.2. Заведующий архивом также имеет право:

6.2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

6.2.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.

6.2.3. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

1. Ответственность архива

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.

7.2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:

7.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.

7.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).

7.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.

7.2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности.

7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива.

7.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.

1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в архиве руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается  подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

- принять изменение или дополнение,

- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.2000
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.00