Охрана Труда

Положение об отделе документационного обеспечения

1. Общие положения отдела документационного обеспечения

.1.    Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

.2.    Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

.3.    Отдел подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

.4.    Руководство подразделением:

1.4.1.      Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.

1.4.2.      Начальник отдела имеет ______ заместителя (ей).

1.4.3.      Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела.

1.4.4.      Заместитель(и) и руководители структурных подразделений  в составе отдела документационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению исполнительного  директора.

1. Структура отдела документационного обеспечения

2.1. Состав и штатную численность отдела документационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению исполнительного директора и начальника отдела документационного обеспечения и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2.                       В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

1. Задачи и функции отдела документационного обеспечения

№ п/п	Задача	Функции
3.1	Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия	Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим  гриф  конфиденциальности,   и  использования информации, содержащейся в них. Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
3.2	Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия	Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам. Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия. Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3	Внедрение новых информационных технологий в работе с документами	Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.

1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.

4.2. Внутренние документы:

Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав отдел документационного обеспечения взаимодействует:

№ п/п	Подразделение	Получение	Предоставление
5.1	С техническими подразделениями и цехами	чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для регистрации, учета и хранения; сообщений об изменениях в документационного обеспечения; заявок на подбор технической литературы; актов о списании документационного обеспечения; заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения; копий документационного обеспечения	чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения; технической литературы; указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.
5.2	С отделом организации труда и заработной платы	утвержденного штатного расписания; положения о премировании работников отдела; консультаций по вопросам трудового права.	предложений по формированию штатного расписания отдела
5.3	С отделом материально-технического снабжения	материально-технических ресурсов по заявкам отдела	заявок   на   необходимые   отделу   материально-технические   ресурсы(канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).

1. Права отдела документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения имеет право:

6.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

6.2.     Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

6.3.     Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.

6.4.      Представлять руководству предприятия:

6.5.1. Предложения о поощрениях работников отдела.

6.5.2. Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.

6.6. Проводить аттестацию работников отдела.

1. Ответственность отдела документационного обеспечения

7.1. Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных

на отдел.

7.2. На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.

7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.

7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства.

7.3. Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается  подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

- принять изменение или дополнение,

- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(техническим  директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.2000
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.00