Охрана Труда

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Положение о концелярии

ПОЛОЖЕНИЕ О КОНЦЕЛЯРИИ

  1. 1. Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. Руководство канцелярии:

1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений  в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

  1. 2. Структура канцелярии

2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с

________________________________________________________________________________________________________________

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

 

2.2. В состав отдела входят

________________________________________________________________________________________________________________

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции подразделения

№ п/п

Задачи

Функции

3.1

Организация делопроизводства на предприятии.

Ведение делопроизводства на предприятии.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Формирование дел и их сдача на хранение.

Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

3.2

Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

Выполнение копировальных и множительных работ.

Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

3.3

Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.

Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.

Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.

Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

  1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

№ п/п

Подразделение

По вопросам

5.1

Со всеми подразделениями предприятия

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

  1. Права канцелярии

6.1. Канцелярия имеет право:

6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.

6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.

6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.

6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.

6.1.7. ...

6.2. Заведующий канцелярией также вправе:

6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

  1. Ответственность канцелярии

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.

7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.

7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.

7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.

7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.

7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

  1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

________________________________________________________________________________________________________________

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается  подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

- принять изменение или дополнение,

- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

__________________________________________________________________________________________________________________

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

__________________________________________________________________________________________________________________

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.2000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.00


 

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или авторизируйтесь пожалуйста на сайте.