ПОЛОЖЕНИЕ ПО ЗАЩИТЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее положение разработано с целью предотвращени нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических или физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.
1.2. Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственной тайной сведения, связанные с производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельностью предприятия, а также с его технологической информацией, управлением, финансами и т.п., разглашение (передача , утечка) которых может нанести ущерб его интересам.
К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия", утверждаемым и вводимом в действие приказом руководителя предприятия.
Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием на договорных началах, то она может быть собственностью двух сторон. Это обстоятельство должно найти отражение в договоре.
1.3. Под разглашением коммерческой тайны имеются ввиду противоправные, умышленные или неосторожные действия должностных или иных лиц, приведшие к преждевременному, не вызванному служебной необходимостью, открытому опубликованию сведений, подпадающих под эту категорию, а также их передача по открытым техническим каналам или обработка их на незащищенных ЭВМ.
1.4. Под открытым опубликованием вышеуказанных сведений имеется в виду публикация материалов в открытой печати или на страницах ВЕБ-серверов и других ресурсов массового доступа глобальных сетей, передача по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных конференциях, совещаниях, симпозиумах, при открытой защите диссертаций и при других публичных выступлениях, свободная рассылка или передача их в любой другой фирме другим фирмам, организациям или отдельным лицам вне сферы прямых служебных обязанностей.
1.5. Возможность и необходимость открытого опубликования этих сведений, а также их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем предприятия или его заместителями по заключению постоянно действующей экспертной комиссии.
1.6. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы во вред принципц гласности и для сокрытия от общественности фактов бесхозяйственности, расточительства, недобросовестной конкуренции, экологических нарушений и других негативных явлений в деятельности предприятия. Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе и являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.
1.7. Передача информации сторонним организациям, не связанным с предприятием прямыми служебными контрактами должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обящательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат на представление информации и компенсации за нарушение договорных обязательств.
1.8. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, налоговых и следственных органов, депутатам, органам печати, радио и т.д. регулируется соответствующими положениями.
1.9. Тиражированнные документы и издания с грифом "Конфиденциальная информация" или "Коммерческая тайна" ("КИ" или "КТ") рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.
1.10. Ответственность за обеспечение режима при работе с материалами с грифом "КИ (КТ)", своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на руководителя предприятия, его заместителей по направлениям, руководителей структурных подразделений. Ответственность за организацию и осуществление защиты коммерческой и проведение постоянного контроля за ее соблюдением на предприятии возлагается на его службу безопасности.
Служба безопасности принимает меры по сохранению коммерческой тайны путем: максимального ограничения доступа к ней лиц; физической сохранности документов, содержащих такие сведения; обработки информации с грифом "КИ(КТ)" на защищенных ЭВМ; внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договоры с внутренними и внешнеторговыми партнерами и других мер по решению руководства предприятия.
1.11. Защита коммерческой тайны предусматривает:
- Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия
- Систему допуска сотрудников предприятия, учреждения, организации, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
- Порядок работы с документами с грифом "КИ (КТ)"
- Обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КИ (КТ)"
- Обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну
- Принципы организации и проведения контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну
- Ответственность (перечень санкций) за разглашение сведений или потерю документов, содержащих коммерческую тайну
1.12 Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел, изданий и иной информации с гриформ "КИ(КТ)" возлагается на канцелярию или уполномоченных службы безопасности.
1.13 Контроль за неразглашеним сведений, содержащихся в документах, делах, и тому подобной информации с грифом "КИ (КТ)", осуществляется службой безопасности.
II. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ
2.1 Определение необходимости представления грифа "КИ (КТ)" производится на основании Перечня, указанного в 1.2. настоящего Положения; на документе - исполнителем и должностным лицом, подписывающим его, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим к печати.
2.2 Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в информации, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или должностным лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты или "до заключения контракта", или "бессрочно".
2.3 На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "КИ (КТ)", а на документах и изданиях, кроме того - номера экземпляров. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа дается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, фамилия машинистки.
2.4 Решение вопроса о снятии грифа "Коммерческая тайна" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию в составе представителей службы безопасности и соответствующих структур организации, оформляется актом произвольной формы и утверждается руководителем или его заместителей. В акте перечисляются дела, с которых гриф "КИ (КТ)" снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного хранения - в государственный архив.
2.5 На обложках дел гриф "КИ (КТ)" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.
III. СИСТЕМА ДОПУСКА РАБОТНИКОВ И ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.
3.1 Допуск работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителями предприятия и структурных подразделений, их заместителями. Руководители подразделений и службы безопасности ответственны за подбор кадров, допускаемых к сведениям с грифом "КИ(КТ)", и обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы эти сведения получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.
3.2 К сведениям, составляющим производственные секреты, допускаются лица, имеющие на то установленного образца разрешение и подписавшие соответствующие обязательства в службе безопасности, а также обладающие необходимыми деловыми и нравственными качествами, гарантирующими надежность охраны коммерческой тайны.
3.3 Допуск к работе с делами "КИ(КТ)" сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки разрешительным списком за подписью руководителя структурного подразделения, а а документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях рукводителей предприятия и подразделений.
3.4 Командировочные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом "КИ(КТ)" с письменного разрешения руководителей предприятия и подразделений, в ведении которых находятся соответствующие материалы, при наличии письменного запроса организаций, где они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания , а также предписания на выполнение задания и соответствующего документа о допуске к секретной информации. Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом "КИ(КТ)", производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после завершения задания высылаются в адрес заинтересованной организации.
3.5 Дела и издания с грифом "КИ(КТ)" выдаются исполнителем и принимаются от них под расписку в Карточке выдаваемых дел и изданий.
3.6 Документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопасности или в общей канцелярии ее уполномоченным. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.3, и гриф "КИ(КТ)" (или полностью "Коммерческая тайна"). На документах, передаваемых сторонним организациям или гражданам, гриф "КИ(КТ)" не проставляется. Материалы, полученные от сторонних организаций, маркируются грифом "КИ(КТ)" графитным карандашом. В тексте документов и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др. отсутствие грифа "КИ(КТ)" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждающее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.
3.7 Вся поступающая на предприятие корреспонденция с грифом "КИ(КТ)" или другими грифами (п.1.2) принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии. При регистрации проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "КИ(КТ)" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
3.8 Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КИ(КТ)". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брощюры) - поэкземплярно.
3.9 Учет документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" ведется в журналах или на карточках, отдельно от другой несекретной корреспонденции. Листы журналов нумеруются, прошиваются и отпечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в Журнале инвентарного учета. Движение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" должно своевременно отражаться в журналах или карточках (приложения 21-25).
3.10 На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КИ(КТ)" проставляется штамп, в котором указываются наименование предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.
3.11 Тираж издания с грифом "КИ(КТ)", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номеров того же документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3.12 Печатание материалов с грифом "КИ(КТ)" производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под контролем их руководителей.
3.13 Отпечатанные и подписанные документы с грифом "КИ(КТ)" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются тем же сотрудником с подтверждением факта их уничтожения с записью на копии исходящего документа: "Черновик (варианты) уничтожен". Подпись.
3.14 Размещение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" в типографиях, на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем руководителя по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.
3.15 Рассылка документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и службы безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
3.16 Документы с грифом "КИ(КТ)" после исполнения группируются в отдельные дела. Правила такой работы предусматриваются номенклатурами дел делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КИ(КТ)".
3.17 При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф "КИ(КТ)". Они могут передаваться исключительно по закрытым техническим каналам или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах штампа "Серия П". При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов-отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.
3.18 Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также осуществление выписок из документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" производится сотрудниками с разрешения руководителей предприятия и его подразделений. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" делается на основании письменных запросов с разрешения тех же должностных лиц. Соответствующие отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.
3.19 Обработка информации с грифом "КИ(КТ)" производится на учтенных и защищаемых ЭВМ.
3.20 Документы, дела и издания с грифом "КИ(КТ)" должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах, при этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
3.21 Выданные для работы дела с грифом "КИ(КТ)" подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в день получения. Отдельные дела с грифом "КИ(КТ)" с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.
3.22 Передача документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)" другим сотрудникам, имеющим допуск к ним, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.
3.23 Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "КИ(КТ)" из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
3.24 Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом"КИ(КТ)" из служебных помещений для работы сними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель предприятия, его заместители ли структурных подразделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом "КИ(КТ)" для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах родного города.
3.25 Лицам, выезжающим на другие территории, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом "КИ(КТ)". Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами предприятия.
3.26 При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)", составляется в произвольной форме акт их приема-сдачи, который утверждается заместителями руководителя предприятия или руководителями его структурных подразделений.
IV. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТЯИ
4.1 Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного на предприятии режима. Прежде чем получить доступ к закрытой информации, они должны изучить требования на стоящего руководства и другие нормативные документы, определяющие защиту коммерческой тайны, сдать зачет на знание установленных требований и передать в службу безопасности соответствующее личное письменное обязательство.
4.2 Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:
4.2.1 Строго хранить коммерческую тайну, ставшую им известной по службе ил работе либо иным путем, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению. О таких фактах, а также о других причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственного начальника и службу безопасности.
4.2.2 В течение договорного периода не использовать известную коммерческую тайну для своих личных целей а также не заниматься без соответствующего разрешения руководства любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нагнести ущерб предприятию, являющемуся собственником секретных сведений.
4.2.3 Выполнять только те работы и знакомиться только с теми документами, к которым получили доступ в силу своих служебных обязанностей; знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения.
4.2.4 При составлении документов со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ограничиться минимальными, действительно необходимыми сведениями; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения.
4.2.5 На черновиках документов проставлять соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя подразделения.
4.2.6 После получения из машинописного бюро отпечатанных документов проверить их наличие, сличить эти данные с записями в журнале и расписаться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов и черновиков, после чего учесть в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности.
4.2.7 Получать документы с грифом "КИ(КТ)" лично в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности. Своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления.
4.2.8 Поступившие документы с грифом "КИ(КТ)" своевременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, дата исполнения, подпись) и резолюцией начальника подразделения.
4.2.9 Сдавать в канцелярию или уполномоченному службы безопасности исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет под расписку в журнале учета.
4.2.10 Иметь внутреннюю опись документов с грифом "КИ(КТ)" и немедленно вносить в нее все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф.
4.2.11 По окончании работы с документами с грифом "КИ(КТ)" своевременно возвращать их в канцелярию или уполномоченному службы безопасности.
4.2.12 Об утрате или недостаче документов с грифом "КИ(КТ)", ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопасности.
4.2.13 При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку своевременно сдать или отчитаться перед канцелярией или уполномоченным службы безопасности за все числящиеся документы.
4.2.14 Знакомить представителей других учреждений с документами с грифом "КИ(КТ)" с ведома службы безопасности и письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомится - с разрешения указанных руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, подлежащих рассмотре6ию; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов.
4.2.15 Документы с грифом "КИ(КТ)" во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения.
4.2.16 По первому требованию канцелярии, службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом "КИ(КТ)"; представлять по требованию начальника службы безопасности устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом "КИ(КТ)", учета и хранения документов с грифом "КИ(КТ)", а также о фактах разглашения сведений с грифом "КИ(КТ)", утраты документов, содержащих такие сведения.
V. ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ РЕЖИМА СОБЛЮДЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
5.1 Контроль за обеспечением режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" осуществляют служба безопасности предприятия и руководитель структурного подразделения.
5.2 Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изучения, анализа и оценки фактического состояния сохранности производственных секретов, выявления недостатков и нарушений режима в работе с материалами с грифом "КИ(КТ)", установления их причин и выработки необходимых предложений.
5.3 Комиссия для проверки обеспечения надежности работы с материалами с грифом "КИ(КТ)" комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее трех человек, имеющих доступ к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих.
5.4 Проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании решения, подписанного руководителем предприятия или его заместителем.
5.5 Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.
5.6 Проверяющие имеют право знакомится со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.
5.7 По результатам проверок составляется акт (справка) с отражением в нем состояния режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)", выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению. С актом после утверждения его директором или заместителем под подпись знакомится руководитель структурного подразделения.
5.8 Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безопасности.
5.9 В случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, его заместители и начальник службы безопасности. Для расследования таких фактов приказом директора (распоряжением руководителя структурного подразделения) назначается комиссия, заключение которой утверждается руководителем, создавшим данную комиссию. На утраченные документы, дела и издания с грифом "КИ(КТ)" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы. Акты на утраченные документы постоянного хранения после их утверждения руководителем предприятия или его заместителями и по истечении срока передаются в архив для включения в дело фонда.