Рабочая инструкция торгового представителя

I. Цель работы торгового представителя.

Целью работы торгового представителя компании «         » является управление продажами на закрепленной за ним территории, включающее постоянное увеличение объема продаж путем охвата всех категорий клиентов, с поддержанием высокого уровня активных продаж и обеспечением присутствия в торговой точке полного ассортимента масложировой продукции, реализуемой ООО «      », представленной в соответствии с разработанными стандартами компании и соблюдением уровня рекомендованных цен.

II. Обязанности торгового представителя.

Торговый представитель обязан:

• Выполнять поставленный начальником отдела продаж индивидуальный план продаж.
• Регулярно посещать активных и потенциальных заказчиков в соответствии с графиком посещений.
• Поддерживать хорошие деловые отношения с заказчиками, основанные на взаимном уважении.
• Вести историю продаж по каждому своему клиенту, собирать и систематизировать всю доступную информацию о потенциальных клиентах на своей территории, их потребностях, о перспективах развития торговых отношений с ними,   расширять список работающих  клиентов.
• Стремиться к достижению индивидуальных   целевых  показателей по развитию активной клиентской базы на закрепленной за ним территории.
  • Расширять присутствие продукции, реализуемой ООО «       » на закрепленной за ним территории.
  • Вести учет исполнения сделанных заказов и взаиморасчетов со своими клиентами, анализировать случаи возвратов и отказов. Принимать меры к недопущению подобных случаев в будущем.
    • Проводить комплекс мероприятий по увеличению ассортимента и соблюдения рекомендованных цен у своих клиентов. Своевременно оповещать клиентов об изменении цен, новом товаре, об изменении условий поставок.
    • Производить оформление мест продажи имеющимися P.O.S материалами.
    • Производить выкладку продукции в соответствии с требованиями компании и  максимальным ее доминированием в торговых точках.
    • Вести и поддерживать в надлежащем порядке рабочую документацию. Грамотно и своевременно заключать необходимые договора с заказчиками.
    • Вести учет жалоб и претензий потребителей на качество продукции ЗАО «        » (см. Приложение № 4).
    • Решать спорные и конфликтные ситуации между клиентами и экспедицией (в случае сложных ситуаций решение  ситуаций  проводится совместно с супервайзером и (или) начальником отдела продаж).
    • Собирать и систематизировать всю доступную информацию о конкурентах, изменениях цен на рынке,  предоставлять эту информацию в устном или письменном виде по требованию руководства предприятия.
    • По запросам руководства давать оценку перспективам сбыта на закрепленном за ним участке территории.
    • Бережно относиться к имуществу компании.
    • Стремиться к повышению уровня своей квалификации, участвовать в тренингах, проводимых в компании, самообучаться.

IІI.  Правила работы торгового представителя на маршруте.

Начало рабочего дня торгового представителя в  _____________.

1. Торговый представитель перед выездом на   территорию обязан:

-снять показание спидометра автомобиля и записать данные в путевой лист в графу «УТРО»

-проверить наличие:

• рекламных и P.O.S.- материалов, набора мерчендайзера (скотч, маркер, канцелярский нож, корректор), бланков заявок;
• чистых бланков карточек клиентов, бланков счетов, сертификатов качества, гигиенических заключений (всех наименований не менее 5 комплектов).

2.Очередность посещения торговых точек должна соответствовать очередности карточек клиентов в маршрутной книге ТП.

3. Маршрутная книга содержит документацию, расположенную в следующем порядке:

-         1-й лист - «Запланированный визит»

-         2-й лист - «Список работающих клиентов» с указанием юридического названия, физического адреса, телефона, контактного лица.

-         3-й лист - «Список неработающих клиентов» с указанием юридического названия, физического адреса, телефона, контактного лица.

-         4-й лист - карта маршрута, с указанием торговых точек.

-         Карточки работающих клиентов.

4.Во время посещения торговой точки ТП строго следует 10 шагам «Запланированного визита». (Приложение № 2).

5. Во время визита ТП заполняет бланк заявок и при необходимости визитку заказчика ООО «Агрокосм» (Приложение № 5). При первом посещении новой торговой точки, в случае необходимости, заключается договор на поставку продукции (Приложение № 1), а в офисе, в обязательном порядке заполняется карточка заказчика.

Время возвращения  ТП в офис  ____________.

6. На территории офиса ТП снимает показание спидометра и записывает данные в графу «ВЕЧЕР» путевого листа. В графу «ПРИМЕЧАНИЕ» ТП записывает пройденный маршрут.

7. Изменение маршрута движения и времени посещения торговым представителем торговой точки обсуждается с супервайзером и начальником торгового отдела в каждом отдельном случае.

ІV. Работа в офисе.

ТП обязан своевременно и правильно составлять  отчетность и  вести рабочую документацию в соответствии с установленными компанией стандартами.

Ежедневно, после приезда  в офис ТП:

• Сдает правильно оформленные бланки заказов  продукции по текущему дню менеджеру - логистику (Дополнение № 3).
• Проводит сверку по бухгалтерским документам в бухгалтерии предприятия (филиала) оплат клиентов, которых он обслуживает;  по выписанным счетам и по отгруженной клиентам продукции  совместно с оператором – бухгалтером.
• Проверяет журнал заказов и при необходимости вносит дополнения в бланк заказов.
• Заполняет всю необходимую рабочую документацию в соответствии со стандартами компании (карточка заказчика, бланк заказа на продукцию, реализуемую ООО «       », график посещения торговых точек, список заказчиков ООО «        », список неработающих клиентов, вносит дополнения в карту маршрута).
• Решает с супервайзером компании вопросы, возникшие в течение рабочего дня.
• Готовит рекламные и  P.O.S. материалы, наборы мерчендайзера  для следующего рабочего дня.
• Записывает на информационную доску результаты своей работы за день.
• Проверяет и при необходимости доукомплектовывает маршрутную книгу для следующего рабочего дня.

V. Общие требования.

Торговый представитель должен:

Поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива .

Соблюдать установленную форму одежды.

Сохранять в тайне служебную и коммерческую информацию.

Постоянно повышать свой профессиональный уровень, проявлять инициативу, вносить предложения по улучшению работы предприятия.

Бережно относиться к  имуществу предприятия.

VI. Техника безопасности.

Содержать автомобиль в чистоте, технически исправном состоянии и соответствующей комплектации, в случае технических неполадок немедленно сообщать супервайзеру, либо начальнику отдела продаж.

При выезде на маршрут иметь при себе все необходимые разрешительные документы, установленные требованиями Правил Дорожного Движения (ПДД) и ГАИ.

В случае ДТП принять все необходимые меры, требуемые ПДД и немедленно поставить своего непосредственного руководителя в известность  о создавшейся внештатной ситуации.

Приложение №1

Инструкция по заключению договора на поставку продукции.

При заключении договора заполняются без сокращений:

-         дата;

-         юридическое  название;

-         Ф.И.О. директора;

-         адрес доставки;

-         индекс;

-         юридический адрес;

-         телефон;

-         номер расчетного счета;

-         код ОКПО;

-         МФО;

-         номер св-ва плательщика НДС;

-         ИНН (индификационный налоговый номер).

Для частных предпринимателей:

-         номер регистрационного свидетельства (дата выдачи, в каком районе выдан).

-         копия паспорта.

-         копия свидетельства регистрации ЧП.

В случае если частные предприниматели работают без печати и расчетного счета, указывают:

-         паспортные данные;

-         в договоре делается запись «работаю без печати»;

-         сверяют подписи в договоре с образцом подписи в паспорте.

Если клиент не является плательщиком НДС, указываются:

- номер свидетельства об уплате единого налога, дата выдачи.

Подписанный со стороны покупателя договор с копией свидетельства плательщика НДС, св-ва регистрации или св-ва об уплате единого налога, подписывается директором филиала и передается оператору для внесения в базу активных клиентов.

Приложение № 2

Запланированный визит торгового представителя.

1. Проверить состояние наружной рекламы.
2. Поздороваться с заказчиком по имени.
3. Проверить состояние внутренней рекламы.
4. Проверить соблюдение рекомендованных цен, проверить выкладку продукции в холодильнике заказчика и сроки реализации продукции.
5. Записать в карточку остатки продукции.
6. Подсчитать количество проданной продукции и выписать необходимый заказ, пользуясь правилом 1,5.

Правило 1,5

01.08.03	Остаток	3
	Заказ	12
08.08.03	Остаток	5
	Заказ	10
15.08.03	Остаток	3
	Заказ	15
22.08.03	Остаток	8
	Заказ	7

Формула расчета заказа=

(остаток прошлой недели + заказ прошлой недели – остаток нынешней недели) х 1,5 – остаток нынешней недели

Заказ от 15.08.03 (правило 1,5)

(Остаток на 08.08.03 5 пачек + заказ за 08.08.03 10 пачек – остаток на 15.08.03 3 пачки) х 1,5 – остаток на 15.08.03 3 пачки

Заказ = (5 + 10 – 3) х 1,5 – 3 = 15

1. Сообщить заказчику сумму заказа и дату доставки. Уточнить желаемое время доставки.
2. Записать заказ в лист заявки.
3. Поблагодарить заказчика.
4. Сообщить заказчику дату следующего визита и попрощаться.

Приложение № 3

Отчетность и  рабочая  документация.

1. ТП несет полную ответственность за достоверность предоставляемой информации и выполнение графика отчетности в следующие сроки:

№ п/п	Документ	Срок
1	Карточка клиента	ежедневно
2	Карточка заказчика	при появлении новых т.т.
3	Путевой лист	ежедневно
4	Бланк заказа на продукцию	ежедневно
5	Информационная доска	ежедневно

2. Ведение путевого листа:

-         ежедневное снятие показаний спидометра в начале и в конце рабочего дня;

-         еженедельно, каждый понедельник 7.45 и каждую пятницу 17.30 показания спидометра снимает супервайзер на территории офиса;

-         сдача карточки начальнику торгового отдела с недельным пробегом в пятницу не позднее 18.00.

Приложение № 4

Инструкция о приеме претензий и жалоб по качеству продукции ЗАО  «               ».

1. Претензии и жалобы по качеству продукции ЗАО «      » от покупателей принимаются в виде служебной записки на имя начальника торгового отдела.

2. В записке указывается:

-         название и адрес покупателя;

-         наименование продукции;

-         номер партии;

-         дата изготовления;

-         наличие образцов продукции у покупателя для вызова представителей ЗАО «      »;

-         заключение технолога предприятия с указанием причин забраковки:

a)     по органолептическим показателям:

- однородности по цвету;

- однородности по структуре;

б) по вкусу;

в) по запаху;

г) по физико-химическим показателям:

- влажность в %;

- жирность в %;

- температура плавления в °С;

- температура застывания в °С;

- твердость по Каминскому г/см;

- кислотное число, мг КОН;

- прочее.

3. В случае невозможности предоставления предприятием заключения о качестве, торговый представитель обязан взять образец продукции для дальнейшего предоставления технологу «     ».

Приложение № 6

Критерии оценки торгового представителя.

Деятельность торгового представителя оценивается по следующим критериям:

1. Выполнение плана по:

• продажам,
• посещениям запланированного количества торговых точек (40 точек в городе, 30 точек – за городом).
• количеству заказов (30 заказов в городе, 22 заказа за городом)
• количеству новых клиентов в месяц – минимум 8 (на наработанном маршруте).

2. В торговой точке должно быть представлено 100 % продукции, реализуемой ООО «           ».

3. В торговой точке должен присутствовать корпоративный блок продукции в холодильной витрине заказчика (Приложение №7).

4. Расчет выписанного заказа клиента должен производиться по утвержденной формуле  (Приложение 2, п.6).

5. Отсутствие дебиторской задолженности в торговой точке (за исключением утвержденного списка разрешенных дебиторов).

6. Присутствие в точке необходимого количества P.O.S. материалов (Приложение № 7).

7. Оптимальное построение маршрута движения торгового представителя по торговым точкам (маршрут должен быть закольцован, заказчики должны располагаться с правой стороны по ходу движения автомобиля).

8. Соблюдение 10 шагов запланированного визита.

9. Поддержание рабочих отношений с клиентами (знание заказчиков по имени, «узнаваемость» торгового представителя клиентами – имя и название компании).

10. Отсутствие претензий со стороны клиентов по качеству и количеству продукции, по соблюдению финансовой дисциплины (своевременное получение  заказчиком финансовых документов), по обслуживанию.

11. Заполнение рабочей документации торгового представителя в соответствии с требованиями должностной инструкции.

12. Выполнение целей супервайзера.

Приложение №5

Единая форма заполнения  «Бланка заявок»

Бланк заказа на продукцию, реализуемую ООО «           » заполняется разборчивым почерком.

1. Графа «НАПРАВЛЕНИЕ» - указывается направление движения маршрута.

2. Графа «ДАТА» – указывается дата доставки.

3. Графа «ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ» – фамилия и инициалы торгового представителя заполняющего бланк заказа.

4. Графа «НАЗВАНИЕ ЗАКАЗЧИКА И АДРЕС ДОСТАВКИ»:

-         форма собственности (ООО, ЗАО, ХОП, ЧП и т.д.);

-         название населенного пункта (город, село);

-         название улицы (ж.м., квартал);

-         номер дома (если т.т. не имеет номера, указывается номер близлежащего дома);

-         название торговой точки (магазин «Атлант», павильон «Продукты», киоск, стол на рынке и т.д.);

5. Количество заказанной продукции – в шт.

6. Графа «ПРИМЕЧАНИЕ» - указывается форма оплаты (наличный, безналичный расчет) и необходимость официальных документов (1-я или 2-я форма).

7. Указывается рекомендованный маршрут движения.

8. Ограничение по времени или рекомендуемое время доставки.

9. Графа «ЦЕНА» – указывается цена (опт, розница).

10. Графа «ИТОГО» – указывается количество ящиков на листе бланка заказа.

Торговый представитель несет ответственность за правильное заполнение бланка заявок.

Приложение № 7

Мерчендайзинг – комплекс мероприятий, техник и методов, проводимых в торговой точке, направленных на продвижение того или иного товара, вида и упаковки.

Цель мерчендайзинга – стимулирование и влияние на желание потребителя выбрать и купить продвигаемый товар.

Принципы мерчендайзинга:

Нужный товар

В необходимое время

По оптимальной цене

В необходимом количестве

В лучшем месте

В лучшем виде

На нужных прилавках

Для увеличения продаж продукции, реализуемой ООО «         » в торговой точке торговый представитель должен провести следующие мероприятия:

-         продукция должна быть чистой, свежей, упаковка должна быть в идеальном

состоянии

-         продукция должна быть представлена в виде горизонтального или вертикального корпоративного блока в  холодильной витрине заказчика соотвествующего отдела или секции магазина

-         корпоративный блок должен располагаться  как можно ближе к покупателям в холодильной витрине и должен быть хорошо видимым (в магазине самообслуживания корпоративный блок должен быть расположен на уровне глаз покупателя (150-170 см)

-         в корпоративном блоке должны находится все образцы продукции, реализуемой ООО «        »  в соответствии с объемом продаж (минимум по 1 экземпляру, желаемое количество 2-3 образца)

-         продукция должна быть расположена лицевой стороной упаковки к покупателям

-         на каждый вид продукции, реализуемой ООО «        »   должен быть ценник, не закрывающий от покупателей лицевую сторону упаковки

-         в холодильной витрине заказчика продукцию, реализуемую ООО «         »     следует располагать от маленькой упаковки к большой, со стороны покупателей, чтобы большая упаковка не закрывала  маленькую или располагать маленькую упаковку слева, а большую справа (сучетом навыка чтения слева направо, используемого покупателями)

-         в магазинах самообслуживания маленькая упаковка выставляется первой по ходу движения покупателей, а затем большая

-         продукция, реализуемая ООО «       » должна быть расположена ближе к хорошо продаваемому товару и подальше от плохо продаваемого

-         слабо продаваемые и новые виды продукции, реализуемой ООО «        » должны располагаться внутри корпоративного  блока

-         корпоративный блок продукции, реализуемой ООО «           »  должен занимать больше места, чем корпоративные блоки конкурентов

-         правильно и в необходимом количестве разместить P.O.S.материалы

Функции P.O.S.

-         локализация – указание места в торговом зале, где находится определенный товар

-         информирование – подтверждение присутствия товара в данном месте

-         брендинг – напоминание о присутствии на рынке марки

-         ориентирование – помощь в поиске товара среди прочих

-         коммуникация – сообщение о характеристиках товар

-         мотивация – побуждение покупателя к совершению покупки

P.O.S. материалы  размещают на входе в торговую точку, на наружных витринах, внутри торговой точки по ходу движения покупателей, в месте продажи продукции и в прикассовой зоне.

P.O.S. материалы в месте продажи должны быть расположены как можно ближе к продукции, реализуемой ООО «            » и хорошо просматриваться с 3-5 м.

Разработал _____________

Согласовал _____________

С инструкцией ознакомлены:

ТП: Ф.И.О.                                                             Подпись __________ Дата ______