Охрана Труда

Должностная инструкция заведующего канцелярией

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией.

1.2  Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.3  Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования заведующего канцелярией:

* начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

1. Документы регламентирующие деятельность заведующего канцелярией

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия, Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

4.1. Организует работу канцелярии.

4.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

4.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

4.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

4.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

4.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

4.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

4.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

4.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

1. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией вправе:

5.1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

5.2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

5.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

5.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

5.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

5.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

5.7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

5.8. Взаимодействовать:

5.8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

5.8.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.8.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

5.8.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

1. Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы заведующего канцелярией

7.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда заведующего канцелярией определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.