Охрана Труда

Должностная инструкция заведующего архивом

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом.

1.2  Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.3  Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования заведующего архивом:

1. Документы регламентирующие деятельность заведующего архивом

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии, архиве, Должностная инструкция заведующего архивом, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности заведующего архивом

4.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

4.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

4.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

4.5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

4.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

4.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.11. Составляет установленную отчетность.

4.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .

4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

4.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

4.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

1. Права заведующего архивом

Заведующий архивом вправе:

5.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

5.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

5.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

5.6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

1. Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы заведующего архивом

7.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда заведующего архивом определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.