Охрана Труда

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2  Делопроизводитель относится к категории технических специалистов.

1.3  Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного обеспечения.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования делопроизводителя:

1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (непосредственного руководителя); Положение об отделе документационного обеспечения, Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии, Должностная инструкция делопроизводителя, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

4.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

4.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

4.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

4.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

4.8. Принимает документы на подпись начальника отдела документационного обеспечения, заведующего канцелярией; проверяет правильность их составления и оформления.

4.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела документационного обеспечения, заведующему канцелярией о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы делопроизводителя

7.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда делопроизводителя определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.